Counter App
Fournitures et plateaux du cabinet dentaire sur Android
À retenir
Un cabinet dentaire peut compter ses fournitures sur Android avec Counter App — Tally & Clicker en créant un compteur par salle de soins et un pour la réserve centrale, avec une étiquette par consommable et un compteur distinct pour les plateaux d'instruments prêts. Un contrôle rapide le matin en vue Grille et un inventaire hebdomadaire en vue Liste alimentent un export Excel pour les commandes.
- Le comptage des fournitures d'un cabinet dentaire fonctionne mieux avec deux routines : un contrôle rapide le matin pour les articles qui pourraient manquer avant midi, et un inventaire complet chaque semaine.
- Counter App — Tally & Clicker peut attribuer à chaque salle de soins son propre compteur, avec une étiquette par consommable : rouleaux de coton, bavoirs, canules d'aspiration, contre-angles de prophylaxie.
- Les plateaux d'instruments prêts peuvent se suivre dans un compteur Counter App distinct, avec une étiquette par type de plateau et un objectif calé sur le planning du jour.
- Counter App n'a pas de champ de date de péremption : les informations de péremption des fournitures dentaires vont dans les notes des étiquettes, que l'écran « Toutes les notes » rassemble dans une liste triable.
- Counter App est une aide au comptage : il ne remplace ni les registres d'hygiène, ni la traçabilité de la stérilisation, ni la documentation réglementaire, ni le système de commande du cabinet.
Un cabinet dentaire tourne grâce à de petites choses. Pâte prophylactique, bavoirs, rouleaux de coton, pompes à salive, matériaux à empreinte, sachets de stérilisation, et les plateaux d'instruments qui doivent être prêts avant que le premier patient s'installe au fauteuil. Quand l'un d'eux vient à manquer en milieu de matinée, l'assistant dentaire quitte la salle de soins pour partir à sa recherche, et tout le planning prend du retard.
Cet article montre comment un cabinet peut tenir ces comptages sur un téléphone Android avec Counter App de GiveMeMood, grâce à deux routines : un contrôle rapide le matin et un inventaire hebdomadaire, plus approfondi.
Périmètre : l'application est une aide au comptage. Elle ne remplace ni les registres d'hygiène, ni la traçabilité de la stérilisation, ni la documentation réglementaire, ni le système de commande de votre cabinet. N'y enregistrez aucune donnée concernant les patients.
Comment un cabinet dentaire doit-il cartographier ses zones de stockage ?
Chaque cabinet a sa propre configuration : commencez donc par dessiner le vôtre. Indiquez chaque salle de soins, la salle de stérilisation, l'armoire de la réserve centrale et tout autre endroit où se trouve du stock, comme un coin laboratoire ou un chariot de soins.
Décidez ensuite ce qui constitue une unité de comptage. Dans la plupart des cabinets, c'est chaque salle de soins plus l'armoire centrale. Les grands cabinets ajoutent parfois la salle de stérilisation comme unité distincte, car elle contient des sachets, des indicateurs de stérilisation et des plateaux à différentes étapes du cycle.
Dans l'application, les catégories reproduisent le dessin. Trois niveaux sont disponibles, par exemple Cabinet → Salles de soins → Salle 1 ou Cabinet → Réserve centrale → Armoire A. Chaque compteur est ensuite rattaché à sa catégorie, et quand la liste des compteurs s'allonge, on peut y faire une recherche, la filtrer par période ou la trier de six façons.
Des étiquettes calquées sur les vrais tiroirs
Dans le compteur de chaque salle de soins, ajoutez une étiquette par article réellement rangé dans les tiroirs de cette salle. Nommez les étiquettes comme l'équipe en parle : « Rouleaux de coton », « Bavoirs », « Canules d'aspiration », « Contre-angles prophylaxie ». Si deux salles stockent des marques différentes, les noms des étiquettes peuvent rester les mêmes : l'important, c'est que la personne qui compte reconnaisse le tiroir.
Adoptez un code couleur cohérent pour les étiquettes dans tout le cabinet. Par exemple, une couleur pour les consommables à usage unique, une autre pour les matériaux à empreinte, une troisième pour les fournitures de stérilisation. Quelqu'un qui remplace un collègue dans une autre salle lit alors l'écran sans avoir besoin de l'apprendre.
Chaque étiquette a aussi un pas. Les rouleaux de coton sont livrés en sachets ou en boîtes : compter par boîte avec un pas de 1 est donc logique ; les bavoirs peuvent se compter par dizaines si l'équipe estime les piles à l'œil. N'importe quel pas de 1 à 100 est possible, réglé étiquette par étiquette.
Comment compter les plateaux d'instruments prêts ?
Les plateaux d'instruments ne se comportent pas comme des consommables. Ils ne s'épuisent pas : ils passent par un cycle d'utilisation, de nettoyage et de stérilisation avant d'être de nouveau prêts. Ce que l'équipe du matin doit savoir, c'est simplement combien de plateaux prêts de chaque type sont disponibles.
Une méthode consiste à créer un compteur dédié, « Plateaux prêts », avec une étiquette par type de plateau : examen, prophylaxie, soins conservateurs, extraction. Pour compter en montant à mesure que les plateaux sortent de la stérilisation, réglez l'objectif de chaque étiquette sur le nombre de plateaux qu'exige le planning du jour. Pour compter plutôt en descendant à mesure que les plateaux sont ouverts, saisissez le nombre de plateaux prêts comme valeur de départ avec « Définir la valeur » et choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif. Prenez la méthode qui correspond à votre organisation. Une étiquette fait vibrer le téléphone quand elle atteint son objectif en montant ; l'objectif du compteur lui-même ajoute une alerte sonore ou une vibration facultative, ainsi qu'une réinitialisation et un verrouillage automatiques, eux aussi facultatifs.
La réinitialisation automatique est utile ici si l'objectif du jour est fixé sur le compteur et qu'on compte en montant : une fois l'objectif du jour atteint, le compteur peut repartir de zéro pour le lendemain, et personne n'a besoin de penser à le remettre à zéro.
Des étiquettes QR sur les tiroirs et les bacs
Des étiquettes de tiroir avec un QR code imprimé donnent à chaque étiquette de l'application un double physique. Chaque étiquette peut stocker un code-barres ou un QR code, scanné avec l'appareil photo du téléphone ou saisi à la main. La saisie manuelle compte plus qu'on ne le croit : les façades de tiroir s'abîment, et un code court imprimé sous le QR code garde l'étiquette utilisable.
Une convention claire : le numéro de la salle suivi d'un code article de deux lettres, par exemple « S2-RC » pour les rouleaux de coton de la salle 2. C'est assez court pour être saisi et assez univoque pour être scanné.
Le contrôle du matin
Le contrôle du matin n'est pas un inventaire complet. Son seul but est de repérer ce qui risque de manquer avant midi.
- Ouvrez le compteur de chaque salle en vue Grille. Les tuiles affichent chaque étiquette avec sa valeur et son pourcentage de l'objectif : un article en baisse ressort par sa couleur et son chiffre.
- Regardez d'abord les tuiles basses, puis jetez un œil aux tiroirs pour confirmer.
- Complétez depuis la réserve centrale et ajustez la valeur avec le bouton plus.
- Comparez le compteur « Plateaux prêts » au planning.
Bien mené, ce contrôle prend quelques minutes par salle. Si quelqu'un porte des gants, le comptage avec les boutons de volume peut aider : désactivé par défaut, il s'active dans les paramètres et fonctionne en arrière-plan et sur l'écran de verrouillage grâce à un service de premier plan. Certains téléphones peuvent malgré tout afficher la barre de volume du système.
L'inventaire hebdomadaire
Une fois par semaine, en général l'après-midi le plus calme, comptez tout correctement. La vue Liste s'y prête : chaque étiquette apparaît sur une ligne avec des boutons moins et plus, sa valeur et sa progression vers l'objectif, et le total du compteur s'affiche en haut face à son objectif global.
Comptez la réserve centrale en dernier. Ainsi, tout ce qui a été transféré de l'armoire centrale vers les salles pendant l'inventaire figure déjà dans les totaux des salles, et les chiffres de la réserve montrent ce qu'il reste vraiment à disposition.
Une fois l'inventaire terminé, verrouillez chaque compteur. Le verrouillage évite les appuis accidentels jusqu'à la routine suivante, et vous pourrez plus tard réinitialiser une seule étiquette ou un compteur entier si nécessaire.
Des notes pour les péremptions et les stocks bas
Il n'y a pas de champ de date de péremption : utilisez donc les notes. Ajoutez à l'étiquette une note courte comme « Deux boîtes périment fin du mois prochain — à utiliser en premier ». Les notes peuvent aussi être attachées à des événements précis de l'historique, l'endroit idéal pour expliquer des changements inhabituels : « Une boîte abîmée retirée », « Cinq prêtés à la salle 4 ».
L'écran « Toutes les notes » rassemble les notes de toute l'application, avec le libellé de l'étiquette et l'heure, et peut être trié. Le lire une fois par semaine permet de repérer rapidement les articles signalés encore et encore.
Les photos aident pour les articles moins familiers. Une étiquette peut contenir jusqu'à six photos : une photo du bon conditionnement ou de la bonne étiquette de commande évite les confusions quand les marques changent. L'éditeur photo intégré permet d'ajouter du texte et des traits de pinceau en six couleurs, par exemple pour entourer la taille imprimée sur la boîte.
Repérer les tendances sur quelques semaines
Au bout d'un mois, l'historique commence à raconter une histoire. Chaque comptage est enregistré avec son heure, son pas et les valeurs avant et après : vous voyez si une salle consomme ses fournitures de façon régulière ou par à-coups. Les à-coups coïncident souvent avec certains jours de consultation, comme une séance de chirurgie hebdomadaire.
Le tableau de bord résume visuellement les mêmes données : total face à l'objectif, incréments face aux décréments, graphique d'activité en barres sur sept jours et camembert par étiquette. Comparer deux salles côte à côte montre souvent que l'une est surapprovisionnée pendant que l'autre manque, et il suffit alors de déplacer la dotation.
Exporter pour la commande
L'écran « Partager et exporter » propose une page HTML ou un export des données. Les exports peuvent être au format CSV, Excel (XLSX) ou un rapport HTML avec photos intégrées, avec des cases à cocher pour « Résumé », « Événements », « Notes » et « Emplacements ».
Pour les commandes, un export Excel avec « Résumé » et « Notes » suffit généralement au secrétariat. Le rapport HTML est pratique quand un nouveau membre de l'équipe doit voir à quoi ressemblent les bons produits, puisqu'il contient les photos des étiquettes.
Gérer les articles qui ne sont plus fabriqués
Quand un produit n'est plus fabriqué, mettez l'objectif de son étiquette à zéro et ajoutez une note qui indique le produit de remplacement. Créez une nouvelle étiquette pour ce dernier, afin que les comptages restent séparés et que le changement apparaisse clairement dans le prochain export. Une fois l'ancien stock écoulé, l'étiquette peut être supprimée.
Si une salle de soins entière ferme pour travaux, verrouillez son compteur au lieu de le supprimer. Si vous supprimez quand même un compteur, il part dans la corbeille et peut être restauré.
Quelles sont les erreurs courantes dans le comptage des fournitures dentaires ?
Quelques erreurs reviennent dans presque tous les cabinets qui se mettent à compter, et elles sont faciles à éviter une fois qu'on les connaît.
- Compter deux fois le chariot de soins. Les chariots circulent d'une salle à l'autre. Donnez au chariot son propre compteur plutôt que d'ajouter son contenu à la salle où il est garé.
- Traiter les échantillons comme du stock. Les échantillons de dentifrice et de fil dentaire laissés par les délégués commerciaux ne font pas partie de la commande. Laissez-les de côté ou donnez-leur une étiquette à part, sans objectif.
- Des dotations calées sur la journée la plus chargée de l'année. Un objectif fondé sur une journée de chirurgie exceptionnelle laisse les tiroirs trop pleins le reste du mois. Calez les dotations sur une journée chargée ordinaire et laissez les notes signaler les exceptions.
- Trop d'étiquettes d'un coup. Si le contrôle du matin dure plus longtemps que le café, l'équipe arrête de le faire. Commencez par les articles qui provoquent des interruptions et ajoutez le reste progressivement.
- Les corrections silencieuses. Quand un comptage est faux, corrigez-le avec un moins ou un plus et une note, pas par une modification discrète. L'historique n'est utile que s'il montre les vrais changements.
Une courte fiche plastifiée près de la réserve centrale, qui liste les deux routines et qui s'en charge quel jour, entretient l'habitude quand l'équipe tourne ou qu'un remplaçant assure une journée. Revoyez cette fiche à chaque changement de planning.
Pour aller plus loin
Commencez par une salle de soins et la réserve centrale. Pratiquez les deux routines pendant deux semaines, ajustez les objectifs, puis étendez la configuration aux autres salles. Une sauvegarde ZIP est le moyen le plus simple de copier une structure terminée sur un deuxième téléphone ; à l'importation, un aperçu montre le contenu du fichier et la façon dont les compteurs en double seront traités.
Counter App se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Chaque salle de soins peut-elle avoir son propre comptage de fournitures ?
Oui. Créez un compteur par salle et ajoutez une étiquette par consommable ou par type de plateau, chacune avec sa propre valeur, son pas et son objectif.
Peut-on compter les plateaux prêts et les consommables dans la même application ?
Oui. Plateaux et consommables peuvent être des étiquettes ou des compteurs distincts, et les deux peuvent compter vers un objectif, en montant ou en descendant.
Peut-on enregistrer les dates de péremption des fournitures dentaires ?
Il n'y a pas de champ dédié à la péremption, mais vous pouvez écrire ces informations dans les notes d'une étiquette, et toutes les notes apparaissent ensemble sur l'écran « Toutes les notes ».
Comment l'inventaire hebdomadaire parvient-il à la personne qui passe les commandes ?
Exportez en Excel, en CSV ou sous forme de rapport HTML avec les photos des étiquettes ; pour les commandes, un export Excel avec « Résumé » et « Notes » suffit généralement au secrétariat du cabinet.
Un compteur de fournitures dentaires a-t-il besoin d'une connexion internet au cabinet ?
Non. Counter App compte hors ligne dans chaque salle de soins et ne se connecte que pour les notifications facultatives, la recherche de mises à jour et les fonds de carte.
Comment compter un chariot de soins qui circule d'une salle à l'autre ?
Donnez au chariot son propre compteur au lieu d'ajouter son contenu à la salle où il est garé : il ne sera ainsi jamais compté deux fois.
Un compteur de plateaux peut-il se remettre à zéro tout seul pour le jour de consultation suivant ?
Oui. Avec la réinitialisation automatique sur l'objectif du compteur, celui-ci repart de zéro dès que l'objectif du jour est atteint, et personne n'a besoin d'y penser.
