Counter App
Compter les fournitures scolaires avec une appli Android
À retenir
Pour compter les fournitures scolaires sur un téléphone Android, créez un compteur Counter App — Tally & Clicker par étagère de réserve ou par armoire, ajoutez une étiquette par article avec un pas égal à la taille du paquet, comptez une fois par trimestre dans l'ordre des étagères, fixez des objectifs comme niveaux de réapprovisionnement et exportez le Résumé vers Excel pour la commande du secrétariat.
- Un inventaire de fournitures dans Counter App — Tally & Clicker repose sur un compteur par lieu physique, comme une étagère de la réserve ou une armoire de classe, et une étiquette par article.
- En réglant le pas d'une étiquette sur la taille du paquet, par exemple 12 pour une boîte de crayons, un seul appui dans Counter App ajoute un paquet entier non entamé.
- Un inventaire trimestriel des fournitures fonctionne mieux à une semaine fixe, avec des étiquettes créées dans le même ordre que la disposition des étagères.
- Le matériel partagé, comme les séries de calculatrices, se vérifie avec un compteur dont l'objectif correspond à la taille de la série complète.
- Counter App — Tally & Clicker fonctionne hors ligne sur Android 12 ou version ultérieure et se télécharge gratuitement, sans publicité ; essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie.
Se retrouver sans bâtons de colle dès la troisième semaine n'a rien d'une catastrophe, mais c'est un symptôme. À l'école, les fournitures disparaissent par petites quantités, depuis de nombreux endroits, entre de nombreuses mains, et personne ne les compte avant qu'une armoire soit vide. Une routine de comptage courte et reproductible sur un téléphone règle l'essentiel du problème sans ajouter un tableur à vos soirées. Ce guide présente une configuration et une routine trimestrielle qu'un enseignant, un AESH ou un responsable administratif peut mener en moins d'une heure.
Pourquoi les écoles comptent-elles leurs fournitures ?
L'inventaire des fournitures répond généralement à l'un de trois objectifs, et il vaut mieux savoir lequel est le vôtre :
- Le réapprovisionnement. Vous voulez savoir quoi acheter avant d'être à court.
- La traçabilité. Vous devez montrer où est passé un budget, ou que le matériel partagé est bien revenu.
- La planification. Vous voulez savoir si vous avez assez de matériel pour un projet précis, par exemple 30 boîtes d'aquarelle pour une séquence d'arts plastiques en CE2.
Le réapprovisionnement exige un seuil de commande pour chaque article. La traçabilité exige un relevé daté, éventuellement accompagné de photos. La planification exige une vérification rapide avant le début d'une séquence. La même application sait faire les trois, mais la configuration diffère un peu : décidez avant de commencer.
Mettre en place l'inventaire
Pensez d'abord en lieux, ensuite en articles. Une école élémentaire type peut avoir une réserve centrale, une armoire dans chaque classe et une caisse de matériel d'arts plastiques qui circule d'une salle à l'autre. Un collège ou un lycée y ajoute les réserves de chaque discipline.
Dans Counter App, créez un compteur par lieu physique : « Réserve étagère A », « Armoire salle 12 », « Chariot arts plastiques ». Chaque compteur contient ensuite des étiquettes pour les articles qui s'y trouvent. Les catégories s'imbriquent sur trois niveaux : vous pouvez donc classer les compteurs sous « Fournitures > Réserve > Étagère A » ou « Fournitures > Classes > Salle 12 ». Épinglez la catégorie que vous comptez le plus souvent.
Donnez à chaque compteur un code court, comme « RA » pour Réserve étagère A, et une couleur. Quand la liste des compteurs s'allonge, le badge du code et la couleur permettent de trouver facilement le bon, et la liste propose aussi une recherche, un filtre par période et six ordres de tri.
Une étiquette par article, avec le bon pas
Dans chaque compteur, ajoutez une étiquette par article : « Crayons HB », « Bâtons de colle », « Cahiers 24 × 32 grands carreaux », « Feutres d'ardoise noirs ». Soyez précis : « Stylos » est trop vague pour passer commande.
Le pas est la fonction qui rend l'inventaire rapide. La plupart des fournitures arrivent par paquets, et compter à l'unité est lent et source d'erreurs. Si les crayons sont livrés par boîtes de 12 et que vous ne comptez que les boîtes non ouvertes, réglez le pas sur 12. Si vous préférez compter les boîtes en tant que boîtes, laissez le pas à 1 et nommez l'étiquette « Crayons HB (boîtes de 12) ». Dans les deux cas, décidez une fois pour toutes et inscrivez-le dans les notes de l'étiquette pour que la personne suivante fasse de même.
Les paquets entamés sont la partie délicate. Une règle simple fonctionne : ne comptez que les paquets complets sur l'étagère et considérez un paquet ouvert comme « en cours d'utilisation ». Si les articles en vrac comptent, ajoutez une seconde étiquette, par exemple « Crayons HB en vrac », avec un pas de 1.
Des codes-barres sur les paquets et les étagères
Chaque étiquette peut contenir la valeur d'un code-barres ou d'un QR code. Scannez le code du paquet avec l'appareil photo, ou saisissez-le si l'étiquette est abîmée. C'est utile à deux titres. D'abord, cela enregistre exactement le produit dont il s'agit, ce qui évite d'acheter des cahiers du mauvais format. Ensuite, si vous collez une étiquette QR imprimée sur le bord d'une étagère, le code de l'étiquette correspond à l'étagère, et un assistant sait à quelle étiquette se rattache chaque étagère.
Tous les articles n'ont pas besoin d'un code. Réservez-les à ce que vous commandez par référence produit et passez-vous-en pour les articles génériques comme le papier de brouillon.
Comment mener un inventaire trimestriel des fournitures ?
Choisissez une semaine fixe chaque trimestre. La fin du trimestre est un choix courant, car vous pouvez commander pendant les vacances, mais la première semaine de la rentrée convient aussi si les livraisons sont lentes.
Le comptage en lui-même :
- Ouvrez le compteur du lieu où vous vous trouvez.
- Passez en vue Liste pour que chaque article soit une ligne avec des boutons moins et plus.
- Si les valeurs du trimestre précédent sont toujours là, réinitialisez d'abord le compteur, ou réinitialisez les étiquettes une à une au fur et à mesure. Vous pouvez réinitialiser un compteur entier ou une seule étiquette.
- Avancez étagère par étagère dans le même ordre que les étiquettes. Créez les étiquettes dans l'ordre de disposition des étagères, et le comptage ira plus vite à chaque trimestre.
- Ajoutez une note à tout article qui semble anormal : paquets abîmés, mauvais produit, carton caché derrière le papier.
Si vous comptez à deux, l'un annonce et l'autre appuie. En activant les boutons de volume dans les paramètres, la personne qui appuie peut garder les yeux sur l'étagère. Cette option est désactivée par défaut.
Une fois une armoire terminée, verrouillez le compteur. Le verrouillage évite les appuis accidentels quand le téléphone retourne dans une poche.
Comment transformer un inventaire en commande ?
Un comptage devient utile quand on le compare à quelque chose. Donnez à chaque étiquette un objectif égal au niveau que vous voulez sur l'étagère après réception d'une commande. La barre de progression de la vue Liste montre alors d'un coup d'œil quels articles sont nettement en dessous de leur objectif.
Vous pouvez aussi utiliser un objectif en compte à rebours comme seuil de réapprovisionnement. Mettez « Bâtons de colle » au niveau d'une étagère pleine avec « Définir la valeur », choisissez « Compte à rebours » comme direction de l'objectif, fixez le seuil de commande comme valeur cible et retirez-en un chaque fois qu'un paquet est sorti. Aucune alerte ne retentit en comptant à rebours, mais la barre de progression montre ce qui reste avant le seuil. Cela fonctionne mieux pour une réserve dont une seule personne assure la distribution.
Pour préparer la commande, ouvrez le compteur en vue Liste et notez chaque écart entre la valeur et l'objectif. Pour une réserve plus importante, l'export Excel est plus pratique : le résumé donne une ligne par étiquette, et l'écart s'obtient avec une formule simple.
Le matériel partagé : « en a-t-on toujours 30 ? »
Certains équipements circulent entre les salles : séries de calculatrices, ardoises blanches, ciseaux, casques audio. Ils disparaissent un par un ou deux par deux.
Un compteur par caisse de matériel, avec un objectif égal à la taille de la série complète, suffit. Avant que la caisse ne quitte une salle, comptez-la. Si le total est inférieur à l'objectif, la barre de progression montre immédiatement l'écart, et le journal de l'historique indique la dernière fois où la série était complète. Une note sur l'événement, comme « 2 restées en salle 8 », aide la personne suivante à chercher au bon endroit.
Pour une vérification rapide, la vue Grille et ses grandes tuiles est pratique : une tuile par type d'article dans la caisse, on appuie à la suite et on voit le pourcentage de l'objectif sur chaque tuile.
Photos des étagères et des dégâts
Une étiquette peut contenir jusqu'à six photos, de quoi montrer clairement les fournitures. Une photo de l'étagère après le comptage enregistre rapidement à quoi ressemble une étagère « pleine », et une photo d'une livraison endommagée est utile pour contacter le fournisseur. L'éditeur de photos permet de faire pivoter l'image, de dessiner au pinceau et d'ajouter du texte en six couleurs, pour entourer le coin écrasé d'un carton ou légender une étagère.
Toutes les photos d'un compteur sont réunies dans la galerie, avec les libellés des étiquettes et les dates. Les notes apparaissent dans l'écran « Toutes les notes », qui peut être trié. Entre les deux, vous disposez d'une trace visuelle et écrite de l'inventaire sans dossier séparé.
Envoyer l'inventaire au secrétariat
Le personnel du secrétariat et l'intendance ont rarement envie d'ouvrir l'application de quelqu'un d'autre. Donnez-leur un fichier.
- CSV ou Excel. La boîte de dialogue d'export permet de cocher Résumé, Événements, Notes et Emplacements. Pour une commande, le Résumé suffit en général. Pour un contrôle, ajoutez Événements, qui liste chaque comptage avec son heure.
- Rapport HTML. Partager le compteur en page HTML inclut les photos intégrées, ce qui est utile quand il faut montrer du stock abîmé ou l'état d'une armoire.
Envoyez le fichier par le canal que votre établissement utilise pour les commandes. Counter App fonctionne sans compte et sans cloud Counter App : les inventaires sont stockés sur le téléphone et parviennent au secrétariat sous la forme du fichier que vous exportez ou partagez.
Garder une trace d'une année sur l'autre
En fin d'année, créez une sauvegarde ZIP. Vous pouvez choisir les compteurs et catégories à inclure et décider de compresser ou non les photos. Rangez-la avec vos autres documents de l'établissement.
La sauvegarde est aussi le moyen de transmettre le système. Si un collègue reprend la réserve l'année suivante, il peut importer votre sauvegarde sur son téléphone. L'écran d'importation affiche un aperçu et demande comment traiter les doublons : remplacer, copier ou ignorer. Il n'y a pas de synchronisation en direct : si deux personnes comptent sur deux téléphones, convenez de qui détient la copie de référence.
Pour comparer les années, le plus simple est de mettre les exports Excel côte à côte. Si la consommation de bâtons de colle double d'une année à l'autre, c'est peut-être un nouveau projet d'arts plastiques, ou peut-être que les bâtons de colle repartent à la maison dans les trousses.
Un exemple fictif
Imaginez une responsable administrative d'école élémentaire chargée d'une réserve de quatre étagères et de six armoires de classe. Elle crée dix compteurs dans une catégorie « Fournitures », avec une quinzaine d'étiquettes chacun. La première configuration lui prend un après-midi, surtout pour saisir les noms d'articles et les pas.
La dernière semaine du trimestre, elle compte elle-même la réserve en une vingtaine de minutes et demande à chaque enseignant de compter sa propre armoire avec l'application sur le téléphone de celle-ci pendant un conseil des maîtres. Chaque armoire prend cinq minutes. Elle exporte le Résumé de chaque compteur, regroupe les écarts en une seule commande et l'envoie avant les vacances. Au trimestre suivant, le comptage va plus vite, car les étiquettes sont déjà dans l'ordre des étagères et les objectifs sont fixés.
Ces chiffres sont une illustration, pas une mesure, mais le schéma est typique : lent la première fois, rapide ensuite.
Les petites habitudes qui aident
- Comptez toujours dans le même ordre ; créez les étiquettes dans l'ordre des étagères.
- Indiquez l'unité de comptage dans les notes de chaque étiquette (« boîtes de 12 », « paquets de 5 »).
- Réinitialisez avant de compter, pas après, pour que le dernier inventaire reste visible jusqu'à ce que vous ayez besoin de le remplacer.
- Verrouillez les compteurs que vous n'utilisez pas.
- Confiez chaque compteur à une seule personne responsable, même si plusieurs personnes comptent.
- Les compteurs supprimés vont dans la corbeille et peuvent être restaurés : faire le ménage dans les anciens comporte peu de risques.
Ce qu'il vous faut
La mise en place dans un établissement est rapide : Counter App sur un téléphone Android équipé d'Android 12 ou d'une version ultérieure. L'application se télécharge gratuitement, sans publicité (essayez-la gratuitement pendant 3 jours, puis choisissez un abonnement annuel ou mensuel, ou un achat unique à vie), et fonctionne hors ligne dans une réserve au sous-sol. Téléchargez l'application sur counterapp.online.
Questions fréquentes
Un enseignant peut-il compter des boîtes de dix crayons plutôt que des crayons à l'unité ?
Oui. Réglez le pas de l'étiquette sur 10, ou sur toute valeur de 1 à 100 : chaque appui ajoute une boîte complète et le bouton moins retire la même quantité.
Une étiquette de fourniture peut-elle enregistrer le code-barres imprimé sur un paquet de cahiers ?
Oui. Une étiquette Counter App enregistre la valeur d'un code-barres ou d'un QR code, scanné avec l'appareil photo ou saisi à la main, ce qui relie l'étiquette de l'étagère au produit exact à recommander.
Comment l'inventaire des fournitures parvient-il au secrétariat ?
Exportez le compteur en CSV ou en Excel avec les sections que vous cochez, ou partagez un rapport HTML qui intègre vos photos d'étagères.
Deux membres du personnel peuvent-ils compter les armoires sur deux téléphones et fusionner les résultats ?
Il n'y a pas de synchronisation en direct : l'un envoie une sauvegarde ZIP et l'autre l'importe, en choisissant dans l'aperçu de remplacer, copier ou ignorer les doublons.
Faut-il du Wi-Fi pour compter dans une réserve au sous-sol ?
Non. Counter App compte entièrement hors ligne et ne se connecte que pour les notifications facultatives, la vérification des mises à jour et les fonds de carte.
Comment traiter les paquets entamés lors d'un inventaire de fournitures ?
Une règle simple consiste à ne compter que les paquets complets sur l'étagère et à considérer les paquets ouverts comme en cours d'utilisation, en ajoutant une étiquette distincte pour les articles en vrac avec un pas de 1 si le stock en vrac compte.
À quel moment de l'année vaut-il mieux compter les fournitures ?
La dernière semaine du trimestre est un choix courant, car les commandes peuvent partir pendant les vacances, mais la première semaine de la rentrée convient aussi quand les livraisons sont lentes.
