Counter App
Control de inventario de una chef en el móvil: un escenario
Ideas clave
El control de inventario de cocina en el móvil empieza con un mapa en papel de la ruta del almacén, que después se replica en la app. En la historia de esta chef hipotética, Counter App — Tally & Clicker guarda una categoría por zona de almacenamiento, un contador por estante y una etiqueta por artículo con su par, lo que elimina el tecleo y da un historial con horas.
- Marta, la jefa de cocina de este escenario de Counter App, es hipotética; las funciones descritas son reales.
- Un conteo de cocina en portapapeles pierde precisión en cada paso: una lista desactualizada, un bolígrafo helado y una segunda ronda de tecleo.
- En Counter App — Tally & Clicker, nombrar cada etiqueta de cocina con su unidad, como "Mantequilla (bloque de 1 kg)", evita la confusión entre caja y bolsa.
- Un segundo de cocina puede hacer el mismo conteo semanal en otro móvil tras importar una copia de seguridad ZIP de la categoría de almacenamiento.
Este es un escenario hipotético. La chef, el restaurante y cada detalle de su semana son inventados para ilustrar un flujo de trabajo. No es la historia de una clienta real y no se afirma ningún resultado. Las funciones de Counter App son reales.
¿Qué fallaba en el conteo con portapapeles?
Imagina a una jefa de cocina llamada Marta al frente de un restaurante de barrio de tamaño medio, con carta de temporada, unas cuarenta plazas y un equipo de cocina de cinco personas. Cada lunes por la mañana, antes de la primera entrega, cuenta ella misma la cámara frigorífica, el congelador y el almacén seco, con una hoja impresa en un portapapeles.
La hoja es de hace dos cartas. La mitad de las líneas describen cosas que ya no compra; una docena de productos que ahora usa están garabateados en el margen con tres bolígrafos distintos. Cuenta con los dedos entumecidos por el frío, lleva el portapapeles a la oficina y lo teclea en una hoja de cálculo. Algunas cifras no consigue leerlas. Algunos artículos los saltó porque estaban detrás de una caja que nunca movió. El pedido sale de todos modos, en parte por la hoja y en parte por instinto.
Nada de eso es raro. Así funcionan muchas cocinas pequeñas. El problema no es el esfuerzo; Marta se esfuerza mucho en ese conteo. El problema es que el método pierde precisión en cada paso: una lista desactualizada, un bolígrafo helado, una segunda ronda de tecleo.
Lo que necesitaba de verdad
Cuando se sienta a pensarlo, su lista de requisitos es corta:
- El conteo debe seguir los estantes y cambiar fácilmente cuando cambie la carta.
- Nada de volver a teclear entre la cámara y la oficina.
- Una forma de señalar "esta caja tenía mala pinta" sin una libreta aparte.
- Algo que el segundo de cocina pueda hacer en su día libre sin una llamada.
- Un registro al que pueda señalar cuando alguien insista en que la nata estaba el lunes.
No quiere escandallos, integración con proveedores ni ingeniería de menús. Quiere un conteo fiable, hecho de la misma manera cada semana.
Primera noche: el mapa en papel
Antes de tocar el móvil, Marta recorre el almacén con un bolígrafo y escribe la ruta en el orden en que de verdad se mueven sus pies. Cámara: estante de lácteos, proteínas, estanterías de verdura, salsas y fondos. Congelador: arriba, medio, abajo. Almacén seco: estanterías A a D, y después la balda de productos químicos junto a la puerta.
Escribe cada artículo bajo su estante, tacha lo que ya no almacena y añade lo que solo existía en el margen. Lleva alrededor de una hora y es la hora más importante del proyecto, porque todo lo que viene después se limita a copiar este mapa.
Segunda noche: construirlo en la app
En Counter App crea una categoría de nivel superior, "Almacén cocina", con subcategorías para Cámara, Congelador y Seco. Las categorías se anidan hasta tres niveles, llevan colores personalizados y se pueden fijar, así que da a la cámara el azul, al congelador el gris y al almacén seco el ámbar, y fija la categoría en los accesos directos de la parte superior de la lista de contadores.
Dentro de cada subcategoría crea un contador por estante o estantería: "Cámara: lácteos", "Cámara: proteínas", "Seco: estantería B". Al crear cada contador, un selector de categoría le permite dejarlo directamente en la rama correcta del árbol, para que nada quede flotando en el nivel superior.
Pares, pasos y unidades en cada artículo
Dentro de cada contador añade una etiqueta por artículo, en el mismo orden que el estante. Cada nombre lleva su unidad de conteo: "Mantequilla (bloque de 1 kg)", "Contramuslos de pollo (caja de 5 kg)", "Chalotas (bolsa)", "Huevos (bandeja de 30)". Pone como objetivo de cada etiqueta su nivel par, para que todo lo que esté por debajo del objetivo sea un candidato evidente al pedido.
Los pasos exigen pensar un poco. La mayoría de los artículos se cuentan de 1 en 1. Los huevos los cuenta por bandejas, así que un toque es una bandeja. Para una proteína que llega en cajas de cuatro raciones y se guarda en esas cajas, pone un paso de 4 para que un solo toque sume una caja. Cada etiqueta admite cualquier paso de 1 a 100.
Para un puñado de productos que parecen casi idénticos en el almacén seco, como dos marcas de tomate en conserva, escanea el código de barras en la etiqueta. El código está ahí para comprobarlo cuando un cocinero nuevo no está seguro, y está ahí cuando el proveedor pide una referencia de producto.
Lunes: el primer conteo
El lunes reinicia cada contador para contar desde cero, abre el primero en vista Lista y recorre la ruta. Cada artículo del estante es una fila en la pantalla con botones de restar y sumar, su valor y su progreso hacia el par. Toque, toque, toque.
A mitad de las proteínas encuentra una caja de tomates aplastada que debería estar en verduras. Hace una foto en esa etiqueta, le deja una nota de una línea y sigue. Cuando se encuentra con un producto que no está en la lista, una salsa picante nueva que alguien pidió, añade una etiqueta en el contador correcto en el momento, en lugar de apuntarlo para después.
Cuando termina cada estante, bloquea el contador, para que nada cambie mientras su móvil descansa en una balda en el frío.
Guantes, manos frías y los botones de volumen
A mitad del congelador tiene las manos ocupadas con una caja de pescado y los guantes mojados. Activa el conteo con los botones de volumen en los ajustes. Esta función viene desactivada por defecto; una vez activada, los botones laterales suman y restan en segundo plano y desde la pantalla de bloqueo, y ella asigna un botón a sumar y el otro a restar, con una vibración distinta para cada uno, para sentir cuál ha pulsado. Puede que su móvil siga mostrando la barra de volumen del sistema, algo que aprende a ignorar.
El primer conteo dura más o menos lo mismo que duraba el del portapapeles. Es lo esperable: el tiempo extra se le va en rehacer las etiquetas que no seguían el orden del estante y en añadir los artículos olvidados. La segunda semana es la que muestra si la estructura funciona.
Las notas que sustituyeron al margen
De vuelta en la oficina, Marta abre la pantalla Todas las notas de cada contador. Las notas del contador y de sus etiquetas aparecen en una lista, con el nombre de la etiqueta y la hora, y puede ordenarlas. Un contador tras otro: "Tomates: caja aplastada, entrega el viernes." "Nata: una tarrina menos que en la factura." "Estantería C: alguien ha movido la harina abajo." Cinco líneas, y esa es su lista de conversaciones de la semana.
El margen también guardaba esta información. La diferencia es que el margen era ilegible y nadie más podía leerlo.
¿Cómo zanjó el historial la discusión del lunes?
Dos semanas después, un cocinero jura que la nata para montar se acabó porque nunca se pidió. Marta abre el historial. Cada toque queda registrado con su hora exacta, el paso, el valor antes y después y la etiqueta a la que pertenecía, con iconos para los eventos que llevan nota. La nata se contó a las 08:12 del lunes en dos tarrinas frente a un par de seis, y estaba en el pedido. La entrega llegó corta. La discusión termina en un minuto y pasa al proveedor, que es donde corresponde.
El historial no tiene búsqueda, así que se alegra de haber puesto nombres claros a las etiquetas. Recorrer un registro con buenos nombres es rápido; recorrer uno lleno de abreviaturas no lo es.
Pasárselo al segundo de cocina
En su día libre, el segundo de cocina de este escenario hace el conteo del lunes en su propio móvil. No hay sincronización en directo entre móviles, así que el relevo se hace con una copia de seguridad. Marta crea una copia de seguridad ZIP de la categoría "Almacén cocina", con fotos, y se la envía. Cuando él la importa, una vista previa muestra lo que contiene el archivo y le deja elegir qué hacer con los duplicados: reemplazar, copiar u omitir. Cada contador, etiqueta, paso y objetivo llega intacto.
Él cuenta, bloquea cada contador y exporta el resultado. El martes Marta lo lee junto a la exportación de la semana anterior. La columna de notas dice "Nata corta otra vez en la entrega". Ese es todo el relevo: sin llamada, sin adivinar qué estantes se saltó.
Enviar el conteo a la oficina
Cada lunes, Marta exporta desde la pantalla Compartir y exportar. Elige CSV o Excel para la hoja de costes y marca qué secciones incluir: Resumen y Ubicaciones para las cifras de cierre, con el total del contador y la tabla de artículos; Notas cuando algo necesita explicación; Eventos cuando quiere mostrar las horas. Un informe HTML, que incrusta las fotos, va al propietario cuando hay daños que enseñar.
El coste de alimentos se sigue calculando en su hoja de cálculo. Counter App le da un conteo final; no conoce los costes de los ingredientes ni las ventas. Stock inicial más compras, menos stock final, dividido entre las ventas de comida: esa fórmula no ha cambiado, solo la fiabilidad de uno de sus datos.
Qué cambió en el escenario y qué no
Lo que cambió. La lista coincide con los estantes, así que los artículos dejan de saltarse. Las notas y las fotos viajan con el artículo en lugar de vivir en su cabeza. El segundo de cocina puede hacer el conteo porque la estructura ya está en su móvil. El historial zanja las dudas sobre qué había el lunes. Y no hay que volver a teclear nada.
Lo que no cambió. Pedir sigue siendo criterio suyo. El coste de alimentos sigue viviendo en la hoja de cálculo. Un estante desordenado sigue tardando más en contarse que uno ordenado. Y el método sigue dependiendo de que alguien haga de verdad el recorrido cada semana.
Esa es la imagen honesta. Un móvil no arregla una cocina. Un método fijo en una herramienta que no se moja ni se pierde hace que el método sea más fácil de mantener.
Lo que le diría a otro chef
- Dibuja primero el mapa en papel. La app solo copia la ruta que le das.
- Pon la unidad en el nombre de la etiqueta. Acaba con el "¿eso es una caja o una bolsa?".
- Notas de una línea. Las notas largas dejan de escribirse.
- Bloquea sobre la marcha. Los estantes terminados no deberían cambiar por accidente.
- Haz copia de la estructura. Una copia de seguridad ZIP reconstruye la configuración en un móvil nuevo y la comparte con el segundo de cocina.
- Una cosa cada vez. Primero el inventario; los conteos de mise en place y el desperdicio, después.
La versión detallada y sin historia de esta configuración está en la guía de inventario de restaurante. Cuando el conteo semanal sea estable, los siguientes pasos son un conteo diario de mise en place y un registro de desperdicio de alimentos.
Counter App funciona sin conexión, algo que importa en una cámara sin cobertura, se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Es Marta, la chef de esta historia de inventario, una clienta real?
No. Marta y su restaurante son inventados para ilustrar un flujo de trabajo, y no se afirma ningún resultado. Las funciones de Counter App son reales.
¿Necesita un inventario de cocina en el móvil una tableta o un escáner?
No. Counter App funciona en móviles con Android 12 o posterior y lee códigos de barras y QR con la cámara del móvil, o acepta códigos escritos.
¿Qué pasa si un cocinero elimina por error un contador de la cocina?
El contador va a la papelera y se puede recuperar desde allí.
¿Cómo consigue un segundo de cocina la configuración del conteo en su propio móvil?
Haz una copia de seguridad ZIP de la categoría de almacenamiento con las fotos e impórtala en su móvil. La vista previa de la importación gestiona los duplicados reemplazándolos, copiándolos u omitiéndolos.
¿Calcula Counter App el coste de alimentos de una cocina?
No. Produce un conteo final fiable; el coste de alimentos se calcula en una hoja de cálculo a partir del stock inicial, las compras, el stock final y las ventas de comida.
¿Cómo zanjó el historial la discusión de la nata que faltaba en la historia de la chef?
El registro mostraba la nata contada el lunes por la mañana en dos tarrinas frente a un par de seis, así que la falta venía de una entrega corta, no de un pedido olvidado.
