Counter App
Inventario de equipos médicos para clínicas pequeñas
Ideas clave
Una app de inventario de equipos médicos como Counter App — Tally & Clicker permite a una clínica contar sus dispositivos reutilizables en Android, con un contador por sala, una etiqueta por tipo de equipo y la cantidad esperada como objetivo de cada etiqueta. Las fotos y las notas documentan el estado, y las exportaciones a Excel o a un informe HTML sirven para las aseguradoras y las auditorías.
- El inventario de equipos médicos de una clínica pequeña suele controlar tipos de equipo con cantidades por sala, y números de activo individuales solo para los dispositivos caros o regulados.
- Counter App — Tally & Clicker estructura el inventario de equipos de una clínica con categorías para la sede y la planta, contadores para las salas y etiquetas para los tipos de equipo.
- Un contador específico "Fuera de servicio" mantiene fieles los recuentos de las salas, porque los equipos enviados a reparar o en cuarentena se cuentan allí y no en sus salas.
- En Counter App, el estado de los equipos se documenta con notas neutras y fechadas y hasta seis fotos por etiqueta, como la placa de serie, el equipo completo y cualquier daño.
- Counter App es una ayuda para contar y documentar equipos, y no guarda registros de calibración, de mantenimiento ni reglamentarios.
Pregunta a una clínica pequeña cuántos pulsioxímetros tiene y la respuesta sincera suele ser "unos seis, creo". Los equipos se mueven de una sala a otra, salen a reparar, vuelven con otro rótulo y, de vez en cuando, se quedan en el coche de alguien después de una visita a domicilio. Los consumibles se cuentan cada semana porque se acaban. Los equipos casi nunca se acaban, así que nadie se da cuenta hasta que lo pregunta una aseguradora, un auditor o un nuevo responsable.
Esta guía monta un inventario práctico de equipos en un móvil Android con Counter App, de GiveMeMood: qué contar, cómo estructurarlo, cómo documentar el estado con fotos y notas y cómo sacar una exportación limpia una vez al año o cuando alguien la pida.
Alcance: es una ayuda para contar y documentar. No es un sistema de gestión del mantenimiento y no guarda registros de calibración, de mantenimiento ni reglamentarios. Sigue la política de equipos de tu organización y mantén los registros formales donde esta lo exija.
¿Qué debe abarcar el inventario de equipos de una clínica?
Antes de configurar nada, define el alcance. Tres preguntas resuelven casi todo:
- ¿Qué artículos cuentan como equipos? Un criterio habitual es todo lo reutilizable que no sea mobiliario: tensiómetros, termómetros, otoscopios, básculas, lámparas de exploración, sillas de ruedas, aspiradores de secreciones, glucómetros, nebulizadores.
- ¿Controlas unidades individuales o tipos? Una clínica pequeña suele controlar tipos con cantidades ("Tensiómetros: 5"), y números de serie individuales solo para los dispositivos caros o regulados.
- ¿A qué preguntas debe responder el inventario? Las habituales: cuántos tenemos de cada tipo, dónde están, cuáles están fuera de servicio y en qué estado se encuentran.
Escribe las respuestas y guárdalas con la exportación. Dentro de un año, alguien querrá saber por qué se contó, o no, el desfibrilador de entrenamiento.
Estructura: contadores por zona, etiquetas por tipo
La estructura que funciona en la mayoría de las clínicas refleja el edificio:
- Las categorías recogen la sede y la planta o el ala. Hay hasta tres niveles: Clínica principal → Planta baja → Salas de tratamiento, por ejemplo. Cada categoría puede tener su propio color, y las categorías se pueden fijar o subir y bajar en la lista.
- Los contadores representan salas o zonas de almacenaje: "Consulta 1", "Consulta 2", "Sala de tratamiento", "Almacén de equipos".
- Las etiquetas representan los tipos de equipo de esa sala: "Tensiómetro", "Termómetro", "Otoscopio", "Báscula".
Para los dispositivos que se controlan de forma individual, da al dispositivo su propia etiqueta con su número de activo como nombre, por ejemplo "Aspirador #A-114". Así se encuentra fácilmente, mientras el resto de la sala sigue con recuentos sencillos.
Merece la pena crear desde el primer día un contador aparte llamado "Fuera de servicio". Todo lo que se envía a reparar o se pone en cuarentena se cuenta allí en lugar de en su sala, lo que mantiene fieles los recuentos de las salas.
Rótulos de inventario y ajustes de la etiqueta
En cada etiqueta se puede guardar un código de barras o QR. Si la clínica ya usa adhesivos de inventario, guarda ese código en la etiqueta. Si no, los rótulos QR impresos son baratos y rápidos de hacer. Los códigos se pueden escanear con la cámara del móvil o escribir a mano, así que imprimir un código corto y legible bajo cada QR es una buena costumbre.
Fija como objetivo de cada etiqueta la cantidad esperada en esa sala. Durante una auditoría, la barra de progreso muestra de un vistazo si la sala tiene lo que debería. El paso se queda en 1 para casi todos los equipos, ya que se cuentan uno a uno.
Las etiquetas también pueden guardar una ubicación. Las opciones son GPS, un punto elegido en el mapa o un texto escrito como país, ciudad y lugar. Para las salas interiores, el texto escrito suele ser más útil que el GPS: "Clínica principal, planta baja, Consulta 2".
Cada etiqueta lleva además un campo de enlace, donde puedes pegar el enlace al manual del dispositivo o a la página de servicio técnico del proveedor.
Documentar el estado
Los recuentos responden a "cuántos". El estado responde a "cuántos podemos usar de verdad". La app te da dos formas de registrarlo.
Notas. Añade notas breves y objetivas a la etiqueta o a un evento de conteo concreto: "Manguito agrietado, recambio pedido", "Falta la tapa de la batería", "Limpiado y revisado, OK". Mantén un tono neutro y fechado, porque estas notas puede leerlas alguien que no estuvo allí.
Fotos. Cada etiqueta admite hasta seis fotos. Una foto de la placa con el número de serie, otra del equipo completo y otra de cualquier daño visible cubren casi todas las necesidades. El editor de fotos permite girar la imagen, dibujar con pincel, añadir texto en cuatro fuentes con negrita, cursiva, subrayado o tachado y usar seis colores. Rodear una grieta con un círculo y escribir la fecha al lado hace que la foto se explique sola meses después.
Nunca fotografíes a pacientes ni nada que permita identificarlos. Haz las fotos del estado en una sala vacía o en el almacén de equipos.
Galerías de fotos para toda la clínica
La galería de todas las fotos muestra en una sola cuadrícula cada foto de todos los contadores, con los nombres de etiqueta y las fechas. Es la forma más rápida de localizar equipos que aún no tienen foto, y sirve además como catálogo visual para el personal nuevo que está aprendiendo qué monitor es cuál.
La pantalla Todas las notas hace lo mismo con las notas de cada contador, con los nombres de etiqueta y las horas, y se puede ordenar. Leerla antes de una auditoría te recuerda qué artículos se señalaron la última vez.
¿Cómo se hace una ronda de auditoría de equipos?
Una auditoría completa es un recorrido por todos los contadores, en orden.
- Abre la primera sala en la vista Lista. Cada etiqueta aparece como una fila con botones de restar y sumar, su valor y su progreso hacia el objetivo; el total y el objetivo del contador figuran arriba.
- Reinicia las etiquetas de la sala, o el contador entero, si prefieres contar desde cero en lugar de confirmar los valores existentes. Se puede reiniciar una sola etiqueta o un contador entero.
- Cuenta cada tipo de equipo. Pulsa el botón de sumar por cada unidad que encuentres.
- Si falta algo, deja a la vista lo que falta y añade una nota sobre dónde podría estar.
- Si un equipo está dañado, pásalo a "Fuera de servicio": restar en la sala y sumar en el contador de fuera de servicio, con una nota en ambos eventos.
- Bloquea el contador cuando termines la sala para que nada cambie por accidente.
Hacer la auditoría entre dos personas ayuda: una cuenta y la otra sujeta el móvil. En una sala tranquila, el conteo con los botones de volumen es otra opción; viene desactivado por defecto, los botones se pueden reasignar y algunos dispositivos siguen mostrando la barra de volumen del sistema.
Revisar la auditoría
Al terminar el recorrido, el panel ofrece un resumen rápido de cada contador: total frente al objetivo, sumas frente a restas, un gráfico de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. Una sala muy por debajo de su objetivo es el primer sitio donde buscar equipos extraviados.
La pantalla del historial aporta el detalle. Cada conteo queda registrado con su hora, el paso y el valor antes y después, con iconos donde hay una foto, una ubicación o una nota. Si alguien cuestiona una cifra, el registro muestra exactamente cuándo se introdujo.
Equipos retirados y fuera de servicio
Los dispositivos que salen para siempre necesitan un camino claro. Para una sola unidad, réstala de su sala y del contador de fuera de servicio, y escribe en el evento una nota que explique por qué salió y adónde fue. No elimines la etiqueta enseguida; su historial forma parte del registro.
Si se da de baja una sala entera, exporta primero sus datos y después elimina su contador. Los contadores eliminados van a la papelera, desde donde se pueden restaurar; las categorías también tienen su propia papelera. Es una red de seguridad, no un archivo a largo plazo, así que lo que conservas es la exportación.
Exportar para el seguro o los archivos de cumplimiento normativo
Las exportaciones tienen tres formatos: CSV, Excel (XLSX) y un informe HTML con fotos incrustadas. La exportación te permite incluir o dejar fuera las secciones Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones.
- Para la lista de activos de una aseguradora, lo habitual es Resumen y Ubicaciones en Excel.
- Para un expediente de auditoría interna, el informe HTML con fotos se lee mejor y muestra el estado directamente.
- Para comparar más adelante, conserva la sección Eventos en CSV; recoge cada conteo individual.
Pon a los archivos el nombre de la clínica, la fecha y "auditoría de equipos" para que se ordenen con lógica en una carpeta compartida.
Varias sedes
Las clínicas con más de una sede pueden tener todas las sedes en un mismo móvil, cada una como categoría de nivel superior, o dar a cada sede su propio móvil. No hay sincronización en tiempo real entre móviles, así que los datos se mueven con un ZIP de copia de seguridad. Tú eliges qué contadores y categorías incluir y si quieres comprimir las fotos. Al importar, una vista previa muestra lo que va a llegar y te permite reemplazar, copiar u omitir los duplicados.
La opción copiar es útil para clonar la plantilla de una sala en una sede nueva antes de su primera auditoría.
¿Cómo se mantiene preciso el inventario entre auditorías?
Una auditoría anual solo es tan buena como lo que ocurre en los once meses intermedios. Unos pocos hábitos ligeros mantienen los recuentos cerca de la realidad sin otro recorrido completo.
- Si lo mueves, cuéntalo. Cuando un equipo pasa de una sala a otra, réstalo en la sala antigua y súmalo en la nueva, con una nota breve en el evento. Lleva segundos y evita la mayoría de las sorpresas en la auditoría.
- Las reparaciones pasan por fuera de servicio. Todo lo que recoge un técnico pasa al contador "Fuera de servicio" en cuanto sale, y vuelve cuando regresa. La nota puede llevar la referencia de la reparación.
- Comprobaciones trimestrales. Elige dos salas cada trimestre y cuéntalas a fondo. Ir rotando las salas hace que cada zona se compruebe al menos dos veces al año además de la auditoría principal.
- Equipos nuevos al llegar. Crea o actualiza la etiqueta, añade fotos del equipo y de su placa de serie y fija el objetivo de la sala antes de que el dispositivo entre en uso.
- Un único responsable. Nombra a una persona responsable del inventario, aunque cuenten varias. La responsabilidad es lo que mantiene ordenada la estructura.
Antes de la siguiente auditoría, haz un ZIP de copia de seguridad para conservar exactamente el estado del año anterior.
Guías relacionadas
Si los equipos están bajo control, los consumibles son el paso natural siguiente. Nuestras guías sobre cómo organizar el almacén de una clínica y sobre el recuento de material de enfermería turno a turno se basan en la misma estructura.
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Preguntas frecuentes
¿Se pueden adjuntar al inventario fotos de cada tipo de equipo médico?
Sí. Cada etiqueta admite hasta seis fotos, y el editor de fotos permite añadir texto, trazos de pincel, colores y giro.
¿Puede el inventario registrar en qué sala se guarda un equipo médico?
Sí. Una etiqueta puede guardar una posición GPS, un punto elegido en el mapa o un país, una ciudad o un lugar escritos, y las exportaciones pueden incluir una sección Ubicaciones.
¿Se pueden usar los rótulos de inventario con código de barras que ya existen?
Sí. Guarda en la etiqueta el código del adhesivo de inventario, escaneado con la cámara o escrito a mano, o imprime rótulos QR nuevos si la clínica no tiene.
¿Una app para contar equipos es un sistema de gestión del mantenimiento o de la calibración?
No. Counter App cuenta y documenta equipos, mientras que los calendarios de mantenimiento, los registros de calibración y los archivos reglamentarios siguen en los sistemas que exija la organización.
¿Qué pasa si se elimina por error el contador de equipos de una sala?
El contador eliminado va a la papelera y se puede restaurar, pero la papelera es una red de seguridad y no un archivo, así que exporta antes de eliminar.
¿Cómo se cuenta un equipo que se envía a reparar?
Pulsa el botón de restar en su sala y el de sumar en el contador "Fuera de servicio", con una nota en ambos eventos que puede llevar la referencia de la reparación.
¿Qué exportación encaja con la lista de activos de equipos médicos que pide una aseguradora?
Para una aseguradora suele bastar con Resumen y Ubicaciones en Excel, mientras que el informe HTML con fotos se lee mejor para un expediente de auditoría interna.
