Una gestora de clínica y su almacén (caso hipotético)

Por GiveMeMood · 2026-10-18 · 7 min de lectura · Sanidad y enfermería

Esta es una historia ilustrativa. Dana, su clínica y todas las cifras que siguen son inventadas para mostrar cómo podría encajar una app de conteo en la semana de una clínica pequeña. No es un estudio de caso ni describe resultados reales.

Otra vez lunes por la mañana

Imagina una pequeña clínica ambulatoria con cuatro salas de consulta, una sala de tratamiento y un almacén al que todos llaman "el armario", aunque es una habitación. Dana gestiona la clínica. Los lunes hace el pedido de material.

Hasta hace poco, su método era una tablilla colgada en la puerta del armario. Se suponía que el personal apuntaba todo lo que empezaba a escasear. En la práctica, la hoja recogía unas pocas anotaciones a principios de semana, un cerco de café el miércoles y, el viernes, una línea que solo decía "¿¿¿guantes???" con la letra apresurada de alguien. El lunes, Dana recorría ella misma los estantes, contaba lo que podía, calculaba a ojo el resto y hacía un pedido que acertaba casi todas las semanas y fallaba justo en las que importaban.

Las semanas malas seguían un patrón. Algo se agotaba en una tarde ajetreada, una enfermera tomaba prestado material de la sala de tratamiento, la sala de tratamiento se quedaba corta y el siguiente pedido se excedía para compensar. El armario oscilaba entre estantes vacíos y cajas apiladas en el pasillo.

¿Qué necesitaba una clínica pequeña de una herramienta de conteo?

Dana no quería un sistema de inventario. La clínica pertenecía a un grupo más grande que ya tenía uno para las compras, y añadir otro inicio de sesión era lo último que necesitaba su equipo. Lo que quería era más modesto:

• un recuento que estuviera donde estaban los estantes, no en una hoja que desaparecía;
• una forma de ver qué cambiaba durante la semana, no solo lo que quedaba el lunes;
• algo que el personal pudiera usar en segundos sin sesiones de formación;
• nada que necesitara una cuenta o pusiera los datos de la clínica en el servidor de otro.

Primero probó una hoja de cálculo en una tableta compartida. Funcionó una semana. Después, la batería de la tableta se agotó durante un fin de semana y nadie la enchufó, y las columnas de la hoja ya se habían reorganizado dos veces por gente que intentaba ayudar.

Una app de conteo en el móvil encajaba mejor con su lista. Counter App, de GiveMeMood, guarda los datos en el móvil, sin cuenta y sin nube de Counter App, y la clínica ya tenía un móvil de trabajo en recepción.

Cómo lo configuró

En esta versión imaginada, Dana dedicó una hora una tarde después del cierre.

Creó una categoría llamada Clínica y, dentro, las subcategorías Almacén y Salas. En Almacén creó un contador para cada una de las tres estanterías. En Salas creó un contador para la sala de tratamiento, porque era donde solían empezar los préstamos. Dejó fuera, por ahora y a propósito, las salas de consulta: se reponían desde el armario, y contarlas también habría duplicado el trabajo antes de que nadie viera ningún beneficio.

Cada contador recibió un código corto: "E1", "E2", "E3" y "ST". Los códigos aparecían como insignias en la lista de contadores, lo que facilitaba encontrar el correcto con prisas.

Etiquetas para lo que se agota

Dana se resistió a la tentación de crear etiquetas para todo. Recorrió los estantes y eligió, por estantería, hasta diez artículos que de verdad se agotaban o daban problemas: gasas de 10x10 cm, jeringas de dos tamaños, kits de canalización venosa, guantes por tallas, toallitas de alcohol, esparadrapo, botes para muestras.

Cada artículo se convirtió en una etiqueta con un color, un paso y un objetivo. Los artículos en caja usaban un paso de 1 por caja. Los objetivos eran su estimación de una cantidad razonable con el estante lleno, que ya contaba con ajustar. Los objetivos aparecían como barras de progreso, así que un estante medio vacío también se veía medio vacío en la pantalla.

Imprimió pequeños rótulos QR para los bordes de los estantes y guardó cada código en su etiqueta; el código se podía escanear con la cámara o escribir a partir del código corto impreso debajo.

Las primeras semanas

La rutina que introdujo Dana tenía dos partes. Quien abría la clínica hacía una revisión de dos minutos en la vista Cuadrícula, donde cada artículo aparece como un mosaico de color con su valor y su porcentaje del objetivo. Todo lo que se veía bajo se reponía o se señalaba. Después, cada vez que alguien sacaba una caja del armario, pulsaba el botón de restar de ese artículo.

La segunda parte era la difícil. En la primera semana imaginada, la gente se olvidaba a menudo. Dana no se puso a perseguir a nadie. Simplemente hizo su recuento del lunes en la app en lugar de en papel, lo que cada semana devolvía las cifras a la realidad, y señalaba las veces en que la app había anticipado una escasez antes de que se produjera. Eso resultó más persuasivo que los recordatorios.

Hacia la tercera semana, la mayoría del personal pulsaba restar al sacar algo. Una enfermera activó el conteo con los botones de volumen para poder contar sin desbloquear el móvil; una vez activado en los ajustes, funciona en segundo plano y en la pantalla de bloqueo mediante un servicio en primer plano.

¿Adónde fueron los kits de canalización que faltaban?

En la historia, la cuarta semana trae un enigma. Los kits de canalización venosa bajan en ocho unidades en una sola tarde, mucho más de lo que la clínica gastaría normalmente.

La pantalla del historial lo resuelve enseguida. Cada conteo queda registrado con su hora exacta y su valor antes y después. Las entradas muestran una gran caída en pocos minutos, seguida de una nota en el evento: "Enviados a la otra clínica del grupo, se les habían acabado." No se había perdido nada; se había prestado. Sin el registro, Dana habría pedido kits de más y habría sospechado en silencio de un desperdicio.

Notas en lugar de pósits

El verdadero valor de la tablilla siempre habían sido los comentarios, no las cifras. Dana lo conservó animando a escribir notas. Una nota puede ir en una etiqueta ("El proveedor cambió el tamaño de la caja, ahora 50 por caja"), en un contador ("E2: el estante de abajo tiene humedad, material subido") o en un solo evento del historial.

La pantalla Todas las notas las reúne, con los nombres de etiqueta y las horas, y se puede ordenar. Los viernes, Dana la lee primero, antes de mirar ninguna cifra.

Lo que revisa los viernes

En este ejemplo, la revisión de los viernes le lleva a Dana unos quince minutos. Abre el panel de cada estantería: total frente al objetivo, sumas frente a restas, el gráfico de barras de siete días y el gráfico circular por etiqueta. Una semana en la que las restas superan con creces a las sumas significa que no se registró la reposición de la entrega. Una barra alta en un día concreto suele tener una nota detrás.

Después revisa el contador de la sala de tratamiento. Si sus cifras bajan más deprisa que las del armario, los préstamos han vuelto.

Enviar el informe

El equipo de compras del grupo quería una hoja de cálculo, así que Dana exporta Resumen y Notas a Excel. La exportación también ofrece CSV y un informe HTML con fotos incrustadas, además de las secciones Eventos y Ubicaciones. Guarda una copia del archivo de cada semana en una carpeta con la fecha como nombre.

¿Qué podría no funcionar en una clínica real?

En una historia como esta importa la honestidad, así que estos son los puntos débiles que debería esperar una clínica real:

• Tocar depende del hábito. Si el personal no toca al sacar artículos, las cifras de mitad de semana se desvían. El recuento semanal lo corrige, pero la precisión diaria depende de las personas.
• Un móvil, una fuente. No hay sincronización en tiempo real entre móviles. Si dos personas cuentan en dos dispositivos, sus cifras se separan a menos que una de ellas pase los datos con un ZIP de copia de seguridad.
• No es un sistema de compras. Los precios, los proveedores y el historial de pedidos van en otro sitio.
• Nada de datos de pacientes. La app debe guardar recuentos de material, nada sobre los pacientes.

Tres meses después (todavía imaginado)

Supongamos que volvemos a la clínica de Dana una estación después. La tablilla ya no está; nadie la echó de menos después del segundo mes. Las salas de consulta tienen ahora sus propios contadores, añadidos de uno en uno cuando la rutina del armario ya salía sola.

Por el camino se habrían producido varios cambios menores. Los objetivos de los guantes subieron tras una racha de semanas ajetreadas y volvieron a bajar cuando cambió la estación. Dos etiquetas se fusionaron porque el personal no distinguía los productos en el estante. Una foto del bote de muestras correcto, con su tamaño rodeado en el editor de fotos, acabó con una confusión recurrente. El contador de la sala de tratamiento pasó a tener su propia categoría fijada porque se consultaba más que ningún otro.

Dana también empezó a hacer un ZIP de copia de seguridad cada viernes después de la exportación, guardado en la unidad compartida de la clínica. El móvil no había fallado, pero no quería que un móvil caído al suelo le costara tres meses de historial. La copia incluye las fotos, con la compresión activada para que el archivo sea pequeño, y probó una vez la importación en un móvil de repuesto para ver la vista previa y las opciones de reemplazar, copiar y omitir antes de necesitarlas.

Nada de esto es espectacular, y de eso se trata. El valor de una historia así está en pequeños ajustes aburridos que se hicieron porque las cifras los volvían evidentes.

Los consejos de Dana para otros responsables

Empieza con menos de lo que parece útil. Una docena de artículos que causan problemas reales vale más que cien artículos que nadie cuenta. Pon el conteo donde están los estantes. Lee las notas antes que las cifras. Cuenta con que los primeros objetivos estarán mal y cámbialos sin ceremonias.

Y conserva la antigua tablilla durante un mes. No porque la app falle, sino porque tranquiliza a quienes preferían la tablilla.

Prueba tu propia versión

Si tu clínica tiene su propio "armario", prueba con una sola estantería durante dos semanas. La app se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.