Counter App
تنظيم مخزون المتجر بالتسميات والفئات
أهم النقاط
لتنظيم مخزون متجر التجزئة على الهاتف، امنح كل طبقة مهمة واحدة: الفئات للأقسام أو الغرف، والعدادات للمناطق التي يمكنك عدّها من مكان واحد، والوسوم للأصناف بأسماء تتبع نمطًا واحدًا. ويضيف Counter App — Tally & Clicker الألوان والتثبيت والبحث وأداة لاختيار الفئة تنقل بها العدادات كلما تغيّرت التشكيلة.
- معظم مشكلات المخزون في المتاجر الصغيرة مشكلات تنظيم في جوهرها: أصناف لا يجدها أحد، أو أسماء مكررة، أو تشكيلات موسمية قديمة تزحم القائمة.
- في Counter App — Tally & Clicker، ينبغي أن يغطي العداد منطقة من المتجر يمكن عدّها في جلسة واحدة دون التنقل، مثل حامل ملابس واحد.
- نمط تسمية الوسوم بالصنف ثم التفصيل المميِّز ثم المقاس، مثل "وشاح، حرير أزرق، مقاس واحد"، يُبقي القوائم سهلة التصفح وملفات التصدير نظيفة.
- الأفضل أن تُنقل التشكيلات الموسمية إلى فئة "موسمي" في نهاية الموسم بدلًا من حذفها.
معظم مشكلات المخزون في المتجر الصغير مشكلات تنظيم متنكّرة. فالعدّ نفسه سليم؛ لكن لا أحد يجد الصنف الذي يُفترض أن يحدّثه، أو أن شخصين سمّيا الصنف نفسه بطريقتين مختلفتين، أو أن تشكيلة موسمية من الشتاء الماضي لا تزال تزحم الشاشة في يوليو. أصلح البنية، يصبح العدّ أسهل دون أن يعمل أحد بجهد أكبر.
ويبني هذا الدليل بنية من الأعلى إلى الأسفل، ثم يتناول التسمية والألوان والعادات الصغيرة التي تُبقيها مرتبة مع تغيّر تشكيلتك.
ما الطبقات الثلاث لمخزون المتجر؟
يمنحك Counter App ثلاث طبقات تعمل بها. والتفكير في كل منها على حدة يجنّبك معظم الفوضى.
| الطبقة | تحتوي على | مناسبة لـ |
|---|---|---|
| الفئة (حتى 3 مستويات) | عدادات | الأقسام، والغرف، والمواسم |
| العداد | وسوم | منطقة واحدة أو عائلة منتجات تعدّها دفعة واحدة |
| الوسم | قيمة | صنف واحد أو نوع واحد منه |
والخطأ المعتاد أن تجعل طبقة تؤدي عمل أخرى: فئة لكل منتج، أو عداد ضخم واحد للمتجر كله. فأبقِ كل طبقة في دورها.
الطبقة الأولى: الفئات
الفئات للتصفح لا للعدّ. فاجعلها واسعة وثابتة.
قد يستخدم متجر أزياء صغير:
- ملابس ← نسائي ← بلوزات
- إكسسوارات ← حقائب
- موسمي ← شتاء
وقد يعتمد متجر هدايا على الغرف بدلًا من ذلك: واجهة المتجر، والجدار الخلفي، والمخزن. وكلا الأسلوبين ينجح. فاختر ما يطابق طريقة تفكيرك حين تبحث عن شيء، وطريقة مشيك حين تعدّ.
قواعد عملية:
- لا تستخدم المستوى الثالث إلا إذا ازدحم المستوى الثاني.
- امنح كل فئة في المستوى الأعلى لونًا مميزًا لتُعرف من أول نظرة.
- ثبّت الفئات التي تفتحها كل يوم، ورتّب الباقي حسب عادتك.
- سمِّ الفئات بأسماء لا بتواريخ، إلا إذا كانت موسمية فعلًا.
يوضع كل عداد في فئة عبر أداة اختيار شجرية، لذا فإن نقل العداد حين تتغير بنيتك مسألة اختيار فرع جديد فحسب. وإذا حذفت فئة عن طريق الخطأ، فإنها تذهب إلى سلة محذوفات الفئات بدلًا من أن تختفي.
الطبقة الثانية: العدادات
ينبغي أن يكون العداد شيئًا تستطيع عدّه في جلسة واحدة دون مغادرة مكانك. فـ"حامل البلوزات بجوار الواجهة" عداد جيد. أما "كل الملابس" فلا، لأن أحدًا لا يستطيع عدّها دون التجول في المتجر كله، والجرد غير المكتمل لها لا فائدة منه.
استخدم حقول العداد عن قصد:
- الاسم: المنطقة أو العائلة، بكلمات بسيطة.
- الأحرف الأولى أو الرمز: حرفان أو ثلاثة، مثل "ب.ن" اختصارًا لبلوزات نسائية؛ ويظهر على شارة العداد.
- اللون: طابقه مع لون الفئة أو مع علامة مادية في المتجر.
- الوصف: مكان المنطقة الفعلي، لأي شخص جديد.
- الملاحظات: تعليمات دائمة، مثل "عُدّ أيضًا البضاعة الاحتياطية في الدرج تحت الحامل".
- الرابط: صفحة كتالوج المورّد لتلك التشكيلة.
ويمكن أن يحمل العداد أيضًا هدفًا لمجموعه، وهذا مفيد لأمور مثل واجهة عرض ينبغي أن تضم دائمًا عددًا معينًا من القطع.
الطبقة الثالثة: الوسوم وتسميتها
في الوسوم تكون صرامة التسمية أهم ما يكون. فالنمط المتسق يساعدك على تصفح القائمة الطويلة، ويُبقي ملفات التصدير مقروءة.
ومن الأنماط التي تنجح جيدًا: الصنف، التفصيل المميِّز، المقاس:
- وشاح، حرير أزرق، مقاس واحد
- محفظة، جلد بني، بطيّتين
- أقراط، حلقات فضية، صغير
ضع الاسم أولًا لتتجمع الأصناف المتشابهة معًا حين تتصفح. وتجنّب النكات الخاصة والاختصارات التي لا يفهمها غيرك؛ فالمساعد الذي يغطي إجازتك سيشكرك. وأبقِ ترتيب الوسوم مطابقًا لترتيب الرف، فتطابق القائمة على الشاشة خط سيرك.
التسميات الملوّنة على الوسوم
لكل وسم تسمية ملوّنة خاصة به. فاختر مجموعة صغيرة وثابتة من المعاني والتزم بها. على سبيل المثال:
- لون لبضاعة الأمانة،
- ولون للأصناف التي تحتاج إلى إخطار المورّد،
- ولون لأصناف التصفية.
وإذا تجاوزت أربعة أو خمسة معانٍ، فلن يتذكرها أحد. واكتب قواعد الألوان في ملاحظات أحد العدادات ليبقى المعنى موثقًا.
الخطوات والأهداف
لكل وسم خطوته الخاصة من 1 إلى 100 وهدف اختياري. فالصنف الذي يصل في عبوات من ست قطع يُعدّ بخطوة مقدارها ستة؛ ومستوى إعادة الطلب يصبح هدفًا تراقب القيمة مقابله. أما تنبيه هدف الوسم فاهتزاز لا ينطلق إلا حين يرتفع العدّ إلى الهدف، لذا لن ينبهك حين ينخفض المخزون. وضبط ذلك أثناء إنشاء الوسم يوفّر عليك العبث بالإعدادات أثناء الجرد.
الصور والرموز
ما يصل إلى ست صور لكل وسم يحسم أمر المتشابهات، ومحرر الصور يتيح لك تمييز التفصيل المهم. والرمز الشريطي أو رمز QR على الوسم، ممسوحًا أو مكتوبًا، يربطه بالقطعة الفعلية أو بالرف. واطّلع على جرد المتاجر الصغيرة بالرموز الشريطية ورموز QR لأفكار عن وضع الملصقات.
العثور على الأشياء لاحقًا
تدعم قائمة العدادات البحث، وتصفية نطاق التاريخ، وستة أنماط للفرز، وتثبيت العدادات، ويمكنك التبديل بين عرض القائمة والشبكة. والبحث يعمل في قائمة العدادات لا داخل السجل، وهذا سبب إضافي لتسمية العدادات بوضوح.
وللاستخدام اليومي، ثبّت العدادات التي تفتحها كل صباح. وإذا كنت تجري جردًا يوميًا للمخزون، فمكان عداده في الأعلى.
الأصناف الموسمية والمتوقفة
التشكيلات الموسمية تأتي وتذهب. فبدلًا من حذفها، احتفظ بفئة "موسمي" وانقل عداداتها إليها حين ينتهي الموسم. وفي العام التالي تجد البنية والصور والرموز في انتظارك.
أما الأصناف المتوقفة فأمرها مختلف. أجرِ جردًا أخيرًا، وصدّره إن احتجت إلى سجل، ثم احذف الوسم أو العداد. والعدادات المحذوفة تذهب إلى سلة المحذوفات ويمكن استعادتها، لذا فإن تنظيف العدادات قليل المخاطر؛ أما الوسم المحذوف فلا يذهب إلى السلة، ولهذا يأتي التصدير الأخير أولًا.
مثال تطبيقي: متجر هدايا
لتتضح الطبقات، تخيّل متجر هدايا فيه واجهة عرض، وجدار للشموع، وحامل للبطاقات، وطاولة لأدوات المطبخ، ومخزن خلف ستارة.
ينشئ المالك فئتين، "أرض المتجر" و"المخزن"، ويمنحهما لونين مختلفين. وتحت "أرض المتجر" أربعة عدادات: الواجهة، وجدار الشموع، والبطاقات، وطاولة المطبخ، لكلٍّ منها رمز من حرفين. وتحت "المخزن" عدادان: الرفوف، والصناديق الفائضة. ويضم عداد جدار الشموع وسومًا مثل "شمعة، تين، كبيرة" و"شمعة، تين، صغيرة"، بالترتيب الذي تقف به على الرف، لكلٍّ منها صورة للملصق وخطوة مقدارها واحد. أما عداد الصناديق الفائضة فيستخدم خطوات تطابق حجم الكرتونة، فتضيف نقرة واحدة كرتونة كاملة.
وتحصل شموع الأمانة من حرفيّ محلي على لون، والأصناف التي تحتاج إلى إخطار المورّد على لون آخر، وقواعد الألوان مكتوبة في ملاحظات عداد جدار الشموع. ويتسع الإعداد كله لشاشة واحدة لكل منطقة، ويستغرق بناؤه فترة بعد الظهر. وحين يتغير الموسم، تستقبل فئة "موسمي" تحت "أرض المتجر" عدادات موسم الأعياد حتى العام التالي.
متى تحتاج بنية المتجر إلى إعادة نظر؟
البنى تنحرف مع الوقت. فانتبه إلى هذه الإشارات:
- عداد يحتاج عدّه إلى أكثر من جولة. قسّمه حسب الرف أو الحامل.
- تمرّ مرارًا بوسوم لا تلمسها أبدًا. انقلها إلى عداد مستقل، أو إلى فئة "موسمي".
- وسمان يصفان الشيء نفسه. ادمجهما يدويًا: عُدّ الاثنين، وأضف المجموعين إلى أحدهما، واحذف الآخر.
- فقدت الألوان معناها. أعد كتابة القواعد في الملاحظات، وغيّر لون كل ما لا يطابقها.
- لا أحد غيرك يستطيع العدّ. أضف صورًا وأسماء أوضح حتى يستطيع مساعد جديد تدبّر الأمر وحده.
- ملف التصدير يحتاج إلى تنظيف في كل مرة. والسبب في الغالب أسماء وسوم غير متسقة.
ومراجعة سريعة بعد كل جرد شامل تلتقط معظم ذلك قبل أن يتحول إلى فوضى.
اجعل الاستخدام مريحًا
كثيرًا ما يكون المخزن خافت الإضاءة، والجرد الطويل مرهق للعينين. والإعدادات تساعد: ست سمات، ووضع فاتح أو داكن أو حسب النظام، وثلاثة أحجام مسبقة، وتحجيم للخط من 0.7 إلى 1.5، وعشرة خطوط، وخمسة تنسيقات للتاريخ. ويستحق الخط الأكبر والسمة عالية التباين التجربة قبل جردك الطويل القادم، خاصة على هاتف مشترك. ويوفر التطبيق أيضًا 37 لغة مع أداة لاختيار اللغة داخله، وهذا مهم للعاملين الذين يقرؤون لغة أخرى براحة أكبر.
خطة إعداد في فترة بعد ظهر واحدة
- ارسم فئاتك على الورق. ومستويان يكفيان عادةً.
- تجوّل في المتجر ودوّن العدادات بوصفها مناطق فعلية تستطيع عدّها من مكان واحد.
- أنشئ الوسوم بترتيب الرف مستخدمًا نمط تسمية واحدًا.
- اضبط الخطوات للأصناف المعبأة، والأهداف عند نقاط إعادة الطلب.
- أضف الصور إلى المتشابهات فقط؛ وأجّل الباقي.
- عُدّ منطقة واحدة لتختبر البنية، ثم عدّل الأسماء قبل التوسع.
والبنية النظيفة تجعل ملفات التصدير أيضًا مقروءة دون تنظيف، وهو ما يتناوله تصدير تقارير المخزون إلى جدول بيانات.
من ينبغي أن يملك بنية المخزون؟
في المتجر الذي يعدّ فيه أكثر من شخص، حدّد من يُسمح له بإضافة الفئات أو إعادة تسمية العدادات أو تغيير معاني الألوان. فالجميع يستطيع العدّ، لكن شخصًا واحدًا يحتفظ بالخريطة. ودون هذه القاعدة، تتراكم التغييرات الصغيرة حسنة النية حتى يسجّل مساعدان الشحنة نفسها في مكانين مختلفين. وملاحظة قصيرة في عداد مثبّت، تسرد نمط التسمية وقواعد الألوان، تمنح الجميع المرجع نفسه.
اجعل البنية مملة
أفضل بنية للمتجر هي التي لا يفكر فيها أحد: فئات تطابق الغرف أو الأقسام، وعدادات تستطيع عدّها من مكان واحد، ووسوم تُسمّى بالطريقة نفسها في كل مرة، وقائمة قصيرة من معاني الألوان. يعمل Counter App دون اتصال، وعلى Android 12 وما بعده، وهو مجاني التنزيل وبلا إعلانات، مع تجربة مجانية لمدة 3 أيام، ثم خطة سنوية أو شهرية أو شراء مدى الحياة. احصل على التطبيق من counterapp.online.
الأسئلة الشائعة
كم مستوى من الفئات يمكن أن يستخدمه مخزون المتجر في Counter App؟
ثلاثة. ويكفي مستويان عادةً، ويبقى الثالث للقسم المزدحم.
هل يستطيع المتجر البحث عن صنف واحد في قائمة طويلة؟
البحث وتصفية نطاق التاريخ وأنماط الفرز الستة تعمل في قائمة العدادات؛ أما السجل فلا بحث فيه، لذا تهم الأسماء الواضحة.
هل ينبغي أن يكون كل منتج في المتجر عدادًا أم وسمًا؟
وسمًا في العادة. فالعداد منطقة أو عائلة منتجات تُعدّ دفعة واحدة، وكل صنف داخلها وسم له قيمته وهدفه وصوره ورمزه.
كم معنى لونيًا ينبغي أن تستخدمه وسوم المتجر؟
أربعة أو خمسة على الأكثر، مثل بضاعة الأمانة، وما يحتاج إلى إخطار المورّد، وأصناف التصفية، مكتوبة في ملاحظات أحد العدادات ليقرأها الجميع بالطريقة نفسها.
هل يمكن نقل عداد إلى فئة أخرى بعد إعداد المتجر؟
نعم. افتح نافذة تعديل العداد واختر فرعًا جديدًا في أداة اختيار الفئة.
من الذي ينبغي أن يُسمح له بتغيير بنية مخزون المتجر؟
ينبغي أن يحتفظ شخص واحد بخريطة الفئات والأسماء والألوان، بينما يتولى الجميع العدّ.
