コーチ向けチーム用具の在庫管理アプリ（Android）

スマートフォンで構成を作る

Counter Appは、カウンター、カウンターの中のタグ、そしてカウンターを収めるカテゴリーで動きます。用具の場合、実用的な対応は次のとおりです。

• カテゴリー： 保管場所。「クラブハウス」「コンテナP2」など。必要なら棚や区画のサブカテゴリー。3階層まで使えます。
• カウンター： 1つの品物のライン。「練習用ボール 5号」など。
• タグ： その品物がとりうる状態。

カテゴリーにはカスタムカラーを付け、並べ替えや固定ができます。最もよく確認する保管場所を固定しておけば、そのカウンターが最初に表示されます。カウンターをカテゴリーに割り当てるときは、ツリー形式の選択で階層全体が表示されます。

カウンターは用具のライン、タグは状態

「練習用ボール 5号」の中に、次のようなタグを追加します。

• 「保管中」
• 「U12に貸し出し中」
• 「シニアに貸し出し中」
• 「破損」

各タグには独自の値、色付きのラベル、ステップ、目標があります。想定される合計をカウンターの目標にしておけば、カウンターのカードの進捗バーで、すべてが把握できているかがわかります。クラブが練習用ボールを40個持っていると考えているなら、目標を40にしておくと、カウントが入った時点で不足が明らかになります。

カウンターのコードには「TB5」のような短い参照を、説明には仕入れ先や購入のメモを使います。一覧のカウンターのカードには、コードのバッジ、合計、目標バー、カテゴリーのパス、最初のタグが表示されます。

パック単位で数える品物にはステップを使います。10枚セットで保管しているビブスなら、「保管中」タグのステップを10にすれば、1タップで1セット分が加算されます。ステップは1〜100の任意の値にできます。

バッグと箱のQRラベル

タグにはバーコードやQRコードを保存できます。コードを印刷してバッグや箱に貼り、同じコードを対応するタグに保存します。カウント中にカメラでスキャンすれば、正しいラインを数えていることを確認できます。ラベルが擦れていたら、代わりに手動入力の画面でコードを入力します。

タグには、GPS、地図上で地点を選択、または国・都市・場所の入力で場所も保存できます。複数のグラウンドを持つクラブでは、次のボランティアに用具がどの場所にあるかを正確に伝えられます。

チームの用具はどのくらいの頻度で数えるべきですか？

シーズンの始めに全体カウント、数週間ごとに簡単なチェック、シーズンの終わりに全体カウントを行います。カウンターを開いてリスト表示を使います。各タグがマイナスとプラスのボタン、値、目標への進捗を持つ1行になり、上部には合計と目標の比較が表示されます。

信頼できるカウントの手順です。

1. 一度に1つの保管場所。 クラブハウスに移る前にコンテナを終えます。
2. 数えてから動かす。 数えた品物は「カウント済み」の山に移し、二重に数えないようにします。
3. 破損品は専用のタグへ。 裂けたボールを「保管中」に残さないでください。
4. 目標と照合する。 合計が合わなければ、紛失と考える前に「貸し出し中」のタグを確認します。
5. 終わったらロック。 カウンターをロックすれば、次のカウントまで誤って変わることがありません。

カウントの間の貸し出しには、同じタグがシンプルな記録として機能します。U12のコーチがボールを10個持ち出すなら、「保管中」のマイナスを10回押すかステップ10で1回押し、「U12に貸し出し中」のプラスを押します。履歴には両方の変更が時刻付きで記録されるので、誰がいつ何を持っていたかの記録が残ります。カウント記録にコーチの名前のメモを添えましょう。

状態の写真

1つのタグに最大6枚の写真を登録でき、用具をはっきり見せるには十分です。破損した品物を撮影して「破損」タグに添付します。フォトエディターではブラシで描き、太字・斜体・下線・取り消し線に対応した4種類のフォントでテキストを追加し、6色から選び、写真を回転できます。ネットの破れを丸で囲んだり、ボールの写真に「バルブ破損」と書いたりすれば、その場にいなかった人にも問題が明確に伝わります。

写真は、用具を他のクラブや学校に貸すときの良い証拠にもなります。持ち出しの際にバッグの中身をさっと撮っておけば、返却時の食い違いを避けられます。

委員会への報告

クラブの委員会が求めるのは3つです。何を持っているか、何が不足または破損しているか、何を買う必要があるか。Counter Appはその材料を提供します。

すべての写真のギャラリーには、すべての写真がタグのラベルと日付付きで表示され、破損した用具の手早い目視点検になります。「すべてのメモ」画面はすべてのカウンターのメモを集め、時刻で並べ替えられるので、貸し出しのメモと状態のコメントをまとめて読めます。

各カウンターのダッシュボードには、合計と目標の比較、増加と減少、7日間のアクティビティ棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。品物のラインでは、円グラフが保管中、貸し出し中、破損の内訳を1枚の絵で示します。

エクスポートとレポート

カウンターをCSV、Excel（XLSX）、または写真を埋め込んだHTMLレポートにエクスポートします。エクスポートオプションで概要、イベント、メモ、ロケーションを選び、クラブの必要に合わせます。委員会には、たいてい概要とメモで十分です。写真を含めたHTMLレポートは、ネットの交換を訴える最もわかりやすい方法です。

概要を1つのスプレッドシートに貼り付けて、在庫全体を作ります。品物のライン、想定数量、保管中、貸し出し中、破損、不足。「何を注文するか」の計算は、議論ではなく1つの列になります。

安全に、整った状態で

データはスマートフォンに保存され、アカウントもCounter Appのクラウドもありません。シンプルですが、バックアップはあなたの責任になります。全体カウントのあとには毎回バックアップZIPを作りましょう。含めるカウンターとカテゴリーを選び、ファイルを小さく保つために写真の圧縮を有効にできます。

削除したカウンターはゴミ箱に移動して復元でき、カテゴリーには専用のカテゴリーのゴミ箱があります。これで整理し直すのも安全です。2つの品物のラインを統合してあとで後悔しても、古いカウンターを戻せます。

カウンター一覧には、検索、日付範囲フィルター、6種類の並び順が組み込まれています。「ビブス」で検索すれば、すべての保管場所のビブスのラインが見つかります。

ボランティアは用具の在庫をどう引き継ぎますか？

用具担当者はシーズンごとに変わりますが、在庫がその人とともに去ってはいけません。スマートフォン間のリアルタイム同期はないので、引き継ぎはバックアップZIPで行います。退任するボランティアがバックアップを作り、新任の人がインポートします。インポートプレビューは何かが書き込まれる前に件数を表示し、重複には置換、コピー、スキップを提示します。「コピー」を選ぶとカウンターが複製されるので、新しいスマートフォンでは通常「スキップ」か「置換」が望ましい選択です。

同じシーズンに2人のボランティアが仕事を分担するなら、1台のスマートフォンがマスターの在庫を持ち、もう1台は貸し出しの記録だけを行い、次の全体カウントで照合すると決めておきましょう。