Counter App
App de inventario de equipo fotográfico para Android
Ideas clave
Una app de inventario de equipo fotográfico debe contar rápido los artículos repetidos, registrar dónde está cada cosa y guardar fichas detalladas solo del material valioso. Counter App — Tally & Clicker lo hace en Android 12 o posterior con categorías anidadas, un contador por grupo de material y una etiqueta por artículo con números de serie, códigos y hasta seis fotos del estado, además de exportaciones a CSV, Excel y HTML.
- El equipo fotográfico es difícil de controlar porque es pequeño y numeroso, cambia de sitio constantemente y mezcla valores muy distintos.
- Un inventario práctico de equipo fotográfico usa un contador por grupo de material, como Ópticas o Baterías, y una etiqueta por artículo o tipo de artículo.
- Las etiquetas de Counter App — Tally & Clicker pueden guardar números de serie en las notas, un código de barras o QR escaneado o escrito y hasta seis fotos del estado.
- Para una lista para el seguro, una exportación de Counter App con las secciones Resumen, Ubicaciones y Notas suele recoger cada artículo con su número de serie y su fecha de compra, aunque los requisitos de cada aseguradora varían.
Pregunta a un fotógrafo cuántos objetivos tiene y te dará una respuesta segura. Pregúntale cuántas baterías, tarjetas de memoria, pies de luz, cables de sincronización y tapas de repuesto, y la respuesta pasa a ser "más o menos". Ese "más o menos" es inofensivo hasta que te roban una bolsa del coche, una tarjeta falla en mitad de un trabajo o la renovación del seguro pide para el viernes una lista con números de serie.
Un inventario de equipo no necesita un software de gestión de activos. Necesita una estructura que de verdad vayas a mantener al día, guardada en algo que llevas contigo cuando el equipo se mueve. Esta guía monta uno en un móvil Android con Counter App, desde la estructura hasta las revisiones y las exportaciones.
¿Por qué los fotógrafos pierden el control de su equipo?
El equipo fotográfico tiene tres características que lo hacen difícil de controlar. Es pequeño y numeroso: un cuerpo puede venir con cuatro baterías, dos cargadores, una empuñadura, tres tarjetas y una correa. Se mueve constantemente entre bolsas, coches, estudios, empresas de alquiler y oficinas de clientes. Y mezcla valores muy distintos: un objetivo que vale más que un coche de segunda mano está al lado de un cable que vale menos que un café, y los dos pueden parar un trabajo si faltan.
Un buen inventario aborda directamente esas tres características. Cuenta rápido lo que se repite, registra dónde está cada cosa y guarda fichas detalladas solo cuando el valor o el riesgo lo justifican.
Elige una estructura de nivel superior
Antes de introducir nada, decide cómo agrupar el equipo. Funcionan bien tres estructuras:
- Por tipo: Cuerpos, Ópticas, Iluminación, Soportes, Energía, Almacenamiento, Accesorios.
- Por ubicación: Estudio, Equipo del coche, Bolsa de viaje, Despacho en casa.
- Por sistema: si trabajas con dos monturas o dos sistemas de flash, agrupar por sistema evita confusiones sobre qué disparador va con qué flash.
Una combinación práctica es el tipo arriba y la ubicación debajo, o al revés si tus bolsas casi nunca cambian. Las categorías de Counter App se anidan hasta tres niveles, así que "Iluminación > Estudio > Flashes de estudio" funciona. Las categorías admiten colores personalizados, se pueden fijar al principio de la lista y se pueden reordenar. Las categorías eliminadas van a su propia papelera, así que experimentar con la estructura apenas tiene riesgo.
Escribe primero la estructura en papel. Reorganizar un boceto no cuesta nada; reorganizar cincuenta contadores cuesta una tarde.
Contadores para los grupos, etiquetas para los artículos
Dentro de las categorías, el modelo más limpio es un contador por grupo de material y una etiqueta por artículo o tipo de artículo:
- Un contador Ópticas con etiquetas como "24-70 f/2.8", "85 f/1.8" y "70-200 f/4".
- Un contador Baterías con una etiqueta por modelo de batería; el valor de la etiqueta es cuántas tienes.
- Un contador Tarjetas de memoria con una etiqueta por capacidad o clase de velocidad.
- Un contador Soportes con etiquetas para pies, pinzas, brazos y sacos de arena.
En los consumibles y los artículos repetidos, el valor de la etiqueta es simplemente la cantidad. En las piezas únicas, el valor es 1 y la etiqueta funciona como una ficha con los detalles. Los propios contadores llevan nombre, color, código corto, descripción, notas y enlace. Usa la descripción para algo como "equipo del coche, revisado cada mes" y el enlace para la póliza o para una carpeta compartida con las facturas.
La pantalla de conteo puede mostrar las etiquetas como lista, como cuadrícula o como un único contador grande. Para hacer inventario, la vista Lista suele ser la más clara, porque cada fila muestra el valor y el progreso hacia el objetivo uno al lado del otro.
Qué registrar en cada etiqueta
Una etiqueta guarda mucho más que un número. Para cada artículo, decide cuáles de estos campos merece la pena rellenar:
- Notas. Número de serie, fecha de compra, vendedor, fin de la garantía, historial de reparaciones.
- Enlace. La factura, el manual o la página de soporte del fabricante.
- Ubicación. GPS, un punto elegido en el mapa o un lugar escrito como "Armario del estudio" o "Segundo estudio". Útil cuando el mismo artículo vive en dos sitios a lo largo del año.
- Color. Una señal de estado, por ejemplo un color para "en reparación".
- Objetivo. En los consumibles, la cantidad que quieres tener, para que las faltas destaquen.
- Paso. Lo que suma un toque, de 1 a 100. Útil para los artículos que cuentas por paquetes.
No te sientas obligado a rellenarlo todo. Una tapa de objetivo de repuesto necesita un nombre y una cantidad. Un objetivo de cine necesita la ficha completa.
Códigos y números de serie
Una etiqueta guarda también un código de barras o QR, algo que encaja con el equipo etiquetado. Escanea con la cámara el código de barras del número de serie de la caja o del cuerpo, o escribe el código si la pegatina está gastada, curvada o tiene tanto brillo que el escáner no puede con ella. Si rotulas fundas y estuches con tus propias pegatinas QR, guarda el código de cada pegatina en la etiqueta correspondiente: el código impreso en el estuche y el guardado en la etiqueta coinciden, y, como la búsqueda de la lista de contadores también encuentra los códigos de las etiquetas, durante una revisión basta con escribir el código del estuche para llegar al contador que lo contiene.
Un detalle práctico: aunque tengas guardado el código de barras, conviene guardar también el número de serie como texto en las notas. El texto de las notas aparece en las exportaciones y cualquiera puede leerlo, algo que ayuda cuando la aseguradora pide una columna de "número de serie".
Fotos del estado
Cada etiqueta admite hasta seis fotos. Un juego estándar sensato para un artículo valioso es: frontal, parte trasera, placa del número de serie y primeros planos de cualquier marca que ya tenga. Hazlas con buena luz y en un día tranquilo, no en el aparcamiento después de que se te haya caído una bolsa.
El editor de fotos integrado hace que las fotos sirvan mejor como prueba. Dibuja con el pincel para rodear un arañazo, añade la fecha como texto, elige entre seis colores y cuatro fuentes y gira las fotos hechas con un ángulo incómodo. Una foto con la rozadura ya rodeada y fechada suele zanjar las dudas antes que una descripción escrita.
La galería de fotos reúne en una cuadrícula todas las fotos de las etiquetas, con sus nombres y fechas. Recorrerla una vez al año es una forma rápida de ver qué artículos todavía no tienen fotos.
Encontrar las cosas cuando la lista crece
Un equipo completo puede sumar decenas de contadores y cientos de etiquetas. La lista de contadores sigue siendo manejable gracias a la búsqueda, un filtro por rango de fechas, seis criterios de ordenación, los contadores fijados y la elección entre las vistas Lista y Cuadrícula.
La búsqueda funciona en la lista de contadores, no dentro del historial, así que los nombres importan. Pon en los nombres de contadores y etiquetas los datos que vayas a buscar: "Baterías – EN-EL15" es más fácil de encontrar que "Baterías – modelo 2". Fija los contadores que abres antes de cada trabajo, como el de la bolsa diaria, para que se queden arriba.
¿Cómo se hace una revisión del equipo?
Un inventario vale lo que su última revisión. Dos ritmos funcionan bien:
- Una revisión rápida antes de los trabajos grandes. Abre el contador de la bolsa que te llevas, repasa las etiquetas y confirma las cantidades.
- Una revisión completa una o dos veces al año. Ve categoría por categoría, confirma cada valor, actualiza las fotos cuando haya cambiado el estado y anota todo lo vendido, perdido o roto.
Para la revisión completa, algunos hábitos aceleran las cosas:
- Reinicia solo las etiquetas que vas a volver a contar, no el contador completo, para que las fichas que no tocas conserven sus valores.
- Cuenta los artículos repetidos con un paso mayor. Si las baterías van en paquetes de cuatro, pon el paso de esa etiqueta en 4 mientras cuentas y vuelve después a 1.
- Bloquea cada contador al terminarlo, para que un toque posterior no lo cambie mientras trabajas en el siguiente.
- Si tienes las manos ocupadas, activa en los ajustes el conteo con los botones de volumen. Esta función viene desactivada por defecto y funciona también desde la pantalla de bloqueo.
Lo que aporta el historial
Cada cambio queda registrado con su hora, el paso, los valores antes y después y la etiqueta. Unos iconos marcan las entradas que llevan una nota, una foto o una ubicación, así que de un vistazo sabes qué cambios están documentados. Si tu recuento de tarjetas de memoria bajó de doce a once en marzo, el historial muestra cuándo, junto con cualquier nota que dejaras, como "tarjeta averiada, a la basura".
El panel se apoya en los mismos datos: el total frente al objetivo, los incrementos y los decrementos, un gráfico de actividad de siete días y un gráfico circular por etiqueta. En un inventario, lo más útil es el progreso de cada etiqueta frente a su objetivo, que muestra al instante qué consumibles están por debajo de la cantidad que quieres tener.
Exportar para el seguro y la planificación
Cuando necesites un documento, exporta el contador o los contadores que correspondan:
- Informe HTML con fotos incrustadas: se abre en cualquier navegador y muestra los artículos con sus fotos y notas. Un buen adjunto para tu propio archivo o para una aseguradora. Pregunta a tu aseguradora qué formato acepta; los requisitos varían.
- Excel (XLSX) o CSV: para añadir en una hoja de cálculo los valores de reposición, los precios de compra y los totales.
En las opciones de exportación de CSV y Excel eliges qué secciones entran: Resumen, Eventos, Notas y Ubicaciones. Para una lista para el seguro, lo habitual es necesitar Resumen, Ubicaciones y Notas: Resumen da el total de cada contador, Ubicaciones añade la tabla de etiquetas con el valor de cada artículo, y las notas guardan los números de serie y las fechas de compra.
¿Cómo se hace una copia de seguridad del inventario o se pasa a un móvil nuevo?
Tu inventario se guarda en el móvil; no hay cuenta ni nube de Counter App. Eso hace que las copias de seguridad sean responsabilidad tuya, y Counter App las pone fáciles. Un ZIP de copia de seguridad incluye las fotos, se puede limitar a los contadores o categorías que elijas y puede comprimir las fotos para que el archivo sea pequeño.
Al restaurar, una vista previa de la importación muestra lo que contiene el archivo y te deja reemplazar, copiar u omitir los duplicados. El mismo mecanismo sirve para pasar el inventario a un móvil nuevo. Haz una copia después de cada revisión completa y guárdala donde tengas otros archivos importantes.
Consejos prácticos desde el terreno
- Fotografía la bolsa ya hecha. Adjunta a una etiqueta del contador de la bolsa una foto de cómo va colocado todo. Sirve también como esquema para hacer la bolsa.
- Usa el color para el estado. Un color de etiqueta para "en reparación" o "prestado" hace que esos artículos destaquen al instante.
- Ten presente la papelera. Los contadores eliminados van a la papelera y se pueden restaurar, así que ordenar es seguro.
- Indica la unidad cuando sea ambigua. "Gelatinas (hoja)" frente a "Gelatinas (paquete)" evita contar dos veces.
- Hazlo legible. Los tamaños predefinidos y la escala de fuente de 0,7 a 1,5 ayudan cuando revisas en un armario con poca luz.
Si además llevas un estudio físico con equipo compartido, la guía de control del equipo del estudio amplía esta configuración a las salas y a las salidas de material de todo el personal. Si prefieres un relato sobre cómo poner orden en un equipo caótico, lee la historia de una fotógrafa que organizó su equipo.
Empieza con una bolsa
No intentes catalogarlo todo en una tarde. Empieza por la bolsa que llevas a todos los trabajos, introdúcela entera con fotos y números de serie, y después añade un contador o una categoría cada vez. Counter App funciona sin conexión para todas las funciones de conteo, requiere Android 12 o posterior, se descarga gratis y no tiene anuncios; puedes probarla gratis 3 días y luego elegir un plan anual o mensual o una compra de por vida (pago único). Consigue la app en counterapp.online.
Preguntas frecuentes
¿Dónde deben ir los números de serie en un inventario de equipo fotográfico?
Escríbelos como texto en las notas de la etiqueta, donde aparecen en las exportaciones. Un código de barras escaneado o escrito puede ir en la misma etiqueta como segundo identificador.
¿Cuántas fotos del estado admite la ficha de cada objetivo?
Seis por etiqueta. Con una etiqueta por objetivo, cubren el frontal, la parte trasera, la placa del número de serie y cualquier marca que ya tenga.
¿Puede una exportación del inventario servir como documento para el seguro?
Counter App genera un informe HTML con fotos incrustadas, además de archivos CSV y Excel. Consulta con tu aseguradora qué formato acepta.
¿Cómo hago una copia de seguridad del inventario de equipo fotográfico?
Crea un ZIP de copia de seguridad con fotos, limitado si quieres a los contadores o categorías que elijas. Al restaurarlo, una vista previa te deja decidir si los duplicados se reemplazan, se copian o se omiten.
¿Cómo encuentro rápido un objetivo en una lista de equipo larga?
Usa la búsqueda, el filtro por rango de fechas o uno de los seis criterios de ordenación de la lista de contadores, y fija los contadores que abres antes de cada trabajo. En el historial no se puede buscar, así que pon nombres precisos.
¿Cada cuánto debería un fotógrafo revisar su equipo?
Una revisión rápida de la bolsa antes de los trabajos grandes y una revisión completa, categoría por categoría, una o dos veces al año es un ritmo razonable.
