ホステルのリネン在庫：シーツとタオルをスマホで数える

ホステルのリネンは1日のうちどこにあるのでしょうか？

何かを数える前に、普通の1日にリネンが実際にどこにあるかを描き出してみましょう。ほとんどのホステルでは、次の場所に散らばっています。

• メインの倉庫： 清潔な在庫。
• フロアの物入れやワゴン： ドミトリー近くの作業用在庫。
• 部屋の中： ベッドの上やロッカーの中で、宿泊客が使用中。
• 汚れ物の箱： 回収待ち。
• 洗濯中： サービスに出ているか、自前の洗濯機の中。

これらはそれぞれ品物を数えられる場所であり、場所間の移動のそれぞれが品物が抜け落ちうるポイントです。この循環を一度紙に描いてみましょう。それがアプリでの構成の土台になります。

構成を作る

施設のカテゴリーを作ります。複数の建物を運営しているなら建物ごとにサブカテゴリーを追加し、必要ならその下にフロアごとの3階層目を作ります。カテゴリーは3階層まで入れ子にでき、カスタムカラーを付けたり固定したりできるので、メインの建物を最初に表示できます。

その中に、保管場所ごとに1つのカウンターを作ります。「メイン倉庫」「1階物入れ」「2階ワゴン」「洗濯」です。それぞれに、リネンの種類ごとに1つのタグを追加します。

• シングルシーツ
• 布団カバー
• タオル
• 枕カバー
• 洗濯中（洗濯カウンター内）

すべてのカウンターで同じ名前と色を使いましょう。一貫性があるからこそ、あとでエクスポートが役に立ちます。スプレッドシートは一致する行しか合計できません。各タグには、品物の扱い方に合ったステップを設定します。タオルが洗濯から10枚の束で届くなら、そのタグのステップを10にするとタップが節約できます。1〜100の任意の値を、カウンターごと、タグごとに設定できます。

タグにはバーコードやQRコードも保存でき、リネンの棚で便利です。各物入れの扉に印刷したラベルを貼り、対応するコードをそのカウンターのタグに保存して、新しいスタッフが正しい場所にいることを確認できるようにしているホステルもあります。コードはカメラでスキャンするか、手入力できます。

基準数量と通知

すべてのタグに目標を設定でき、これは基準数量、つまりシフトの始めに棚にあるべき数としてよく機能します。目標は「値に到達」または「カウントダウン」で設定できます。カウントアップは物入れを基準数量まで補充するのに向いています。カウントダウンは、出ていくものを引いていく倉庫に向いています。この場合は「カウンター値を設定」で初めの数量を入力しますが、カウントダウン中は通知が出ないことに注意してください。タグの目標にカウントアップで到達すると本体が振動します。カウンター全体の目標にはサウンドの通知があり、任意で「自動リセット」と「自動ロック」も使えます。自動ロックは、カウントを終えた物入れの合計が誤って変わるのを防ぎます。

毎日の部屋の巡回

決まった時刻を選びます。たいていはチェックアウトのラッシュのあと、洗濯の回収の前です。毎日同じ順路で回ります。メイン倉庫、各フロア、汚れ物の箱、洗濯カウンターです。

各地点でカウンターを開き、グリッド表示に切り替えます。すべてのリネンの種類が、値、目標の達成率、マイナスとプラスのボタンを持つ色付きのタイルとして表示されます。数え直して調整します。倉庫のタオルが昨日より3枚少なく、対応する洗濯の動きがないなら、すぐにカウント記録にメモします。「タオル3枚不足、4号室が早めにチェックアウト」。

メモは個々のカウント記録とタグに付けられ、タグごとに最大6枚の写真を追加できます。ひどく汚れた山の写真は、「一部に損傷」という一行よりも、オーナーにとってはるかに明確な記録です。

両腕がふさがったまま数える

リネンは運びながら数えるものです。音量ボタンでのカウントは初期設定ではオフなので、設定でオンにします。すると音量ボタンは、フォアグラウンドサービスを通じて、スマートフォンがポケットの中で画面がロックされていてもカウントします。ボタンの割り当てを変更し、それぞれに独自のサウンドとバイブレーションを付けられます。一部の機種ではカウント中にシステムの音量バーが表示されることがあります。ロック画面の通知にも、マイナス、プラス、停止のボタンがあります。

洗濯に出したリネンをどう追いますか？

洗濯への引き渡しは、ホステルが最も把握を失いやすい場所です。洗濯カウンターの「洗濯中」タグを残高として使いましょう。

1. 汚れたリネンが出ていくとき、汚れ物の箱のカウンターからマイナスで数え出し、「洗濯中」にプラスで数え入れます。
2. 清潔なリネンが戻ってきたら、「洗濯中」からマイナスで数え出し、メイン倉庫にプラスで数え入れます。
3. 戻ってきた数が出ていった数より少なければ、「洗濯中」の残高はゼロに戻りません。それが合図です。

すべてのカウント記録は、正確な時刻、ステップ、変更前後の値、タグとともに履歴に記録されます。袋が出ていった時刻と戻ってきた時刻を探せば、洗濯サービスに申し立てるための明確な記録になります。自前の洗濯機を使っているなら、同じ循環で、乾燥機の中に忘れられた品物がないかもわかります。

各タグにはタイマーとストップウォッチもあり、30秒から10分までのプリセットがあります。洗濯タグのストップウォッチは仕分けの時間を計るシンプルな方法で、短いタイマーは洗濯物を移すのを思い出させてくれます。

週ごとの点検

週に1回、すべてを全体カウントします。倉庫、物入れ、ワゴン、空室のベッド、そして洗濯の残高です。それから各カウンターのダッシュボードを開きます。合計と目標の比較、増加と減少の比較、7日間のアクティビティ棒グラフ、タグ別の円グラフが表示されます。

点検中に問う価値のある質問です。

• 今週、基準数量を最も頻繫に下回ったリネンの種類はどれか？
• 「洗濯中」が上向きにずれていないか。つまり品物が戻ってきていないのではないか？
• タオルがシーツより速く消えていないか？ 宿泊客とともにタオルが出ていくのはよくあるパターンで、自分の施設でも確認する価値があります。
• 動きのまったくない物入れはないか？ 誰も数えていないのかもしれません。

正直な点検は、ときにカウントそのものが問題だと明らかにします。あるフロアの数字があまりにも完璧に見えるなら、誰が巡回しているのか尋ねてみましょう。

オーナー向けのレポート

週の終わりにエクスポートします。エクスポートオプションで概要、イベント、メモ、ロケーションを選び、CSVまたはExcelとして保存します。スプレッドシートがあれば、週ごとの比較と買い替えの発注の見積もりが簡単になります。HTMLレポートは写真を埋め込むので、オーナーが損傷を文章で読むのではなく目で見たいときに役立ちます。「共有とエクスポート」画面からHTMLページを共有するか、データをエクスポートできます。

ひとシーズンを通して、週ごとのエクスポートのフォルダーは判断の根拠になります。夏の前にタオルを増やす、洗濯サービスを変える、チェックイン時にタオルのデポジットを加える、といった判断です。